Omavalvontasuunnitelma

Laatimispäivämäärä: 1.1.2024
Päivitetty: 28.8.2026

SISÄLLYSLUETTELO

1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot
   1. Palveluntuottajan perustiedot
   2. Palveluyksikön perustiedot
   3. Toiminta-ajatus ja arvot
   4. Tuotettavat palvelut
2. Omavalvontasuunnitelman laatiminen ja julkaiseminen sekä vastuunjako
   1. Omavalvontasuunnitelman laatiminen ja vastuuhenkilöt
   2. Omavalvontasuunnitelman julkisuus
   3. Omavalvontasuunnitelman päivittäminen
3. Palveluyksikön omavalvonnan toteuttaminen ja menettelytavat
   1. Palvelujen saatavuuden varmistaminen
   2. Palveluiden jatkuvuuden varmistaminen
   3. Palveluiden turvallisuuden ja laadun varmistaminen
   4. Henkilöstön riittävyyden ja osaamisen varmistaminen
   5. Yhdenvertaisuuden, osallisuuden ja asiakkaan/potilaan aseman ja oikeuksien varmistaminen
4. Havaittujen puutteiden ja epäkohtien käsittely sekä toiminnan kehittäminen
   1. Toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely
   2. Vakavien vaaratapahtumien tutkinta
   3. Palautetiedon huomioiminen kehittämisessä
   4. Kehittämistoimenpiteiden määrittely ja toimeenpano
5. Omavalvontasuunnitelman seuranta ja raportointi
   1. Laadun- ja riskienhallinnan seuranta ja raportointi
   2. Kehittämistoimenpiteiden etenemisen seuranta ja raportointi

1. PALVELUNTUOTTAJAA, palveluyksikköä ja toimintaa KOSKEVAT TIEDOT

1.1 Palveluntuottajan perustiedot

Palveluntuottaja: SmilePower Oy
Y-tunnus: 2761496-9

Yhteystiedot:

Sara Niilivuo
p. 010 439 9599
[email protected]
Suvantokatu 1 C 55
33100 Tampere

1.2 Palveluyksikön perustiedot

Palveluyksikkö: SmileSpa Tampere
Käyntiosoite: Suvantokatu 1 C 55, 33100 Tampere
Vastuuhenkilö: Sara Niilivuo

Yhteystiedot:

Sara Niilivuo
p. 010 439 9599
[email protected]
Suvantokatu 1 C 55
33100 Tampere

SmileSpa on suun terveydenhuollon palveluja tarjoava yksityinen hoitola Tampereella. Palveluntuottajana ja luvan haltijana toimii SmilePower Oy (Y-tunnus: 2761496-9). Tämä omavalvontasuunnitelma koskee SmileSpan hammashoitola palveluyksikön toimintaa ja on laadittu terveydenhuollon itsesäätelyä ja viranomaisohjeistusta tukevaksi asiakirjaksi.

Omavalvontasuunnitelma on julkaistu sähköisesti palveluntuottajan verkkosivuilla. Suunnitelma on lisäksi henkilöstön saatavilla sähköisessä muodossa, ja sen paperinen versio on jatkuvasti julkisesti esillä hoitolan odotustilassa asiakaskansiossa yhdessä omavalvontaraportin kanssa.

Tärkeimpiä säädöksiä ja ohjeita omavalvontaan liittyen ovat mm.:

• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023
• Valviran määräys 1/2024 omavalvontasuunnitelmasta
• Lupa- ja valvontaviraston (LVV) ohjeet palveluntuottajille
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
• Tietosuojalaki 1050/2018

1.3 Toiminta-ajatus ja arvot

SmileSpan toiminta perustuu asiakaslähtöisyyteen, turvallisuuteen ja jatkuvaan kehittämiseen. Hoidossa korostuvat ennaltaehkäisy, luottamus ja yksilöllinen kohtaaminen. Toiminnassa sitoudutaan noudattamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, hyvää ammatillista tapaa sekä vastuullista ja tasa-arvoista palvelua.

Hoitohenkilöstön työskentely perustuu avoimeen vuorovaikutukseen, keskinäiseen luottamukseen ja haluun kehittää sekä omaa työtä että koko työyhteisöä.

SmileSpan perustamisen taustalla on ollut halu luoda poikkeuksellisen hyvä ja laadukas hammashoitokokemus. Toiminta-ajatuksena on mahdollistaa ammattitaitoinen, lämmin ja sydämellinen kohtaaminen jokaisen asiakkaan kanssa – sekä tarjota erittäin korkeatasoista, asiakkaan odotukset ylittävää hoitoa, kohtuullisin kustannuksin.

Toimintaperiaatteet

SmileSpan toiminta rakentuu seuraavien periaatteiden varaan:

Avoimuus: Toiminta on läpinäkyvää ja asiakas voi aina kysyä ja saada tietoa hoitonsa eri vaiheista.

Vastuullisuus: Noudatamme lakeja, ohjeistuksia ja hyviä hoitokäytäntöjä tinkimättä.

Kehittyminen: Kehitämme itseämme jatkuvasti koulutuksen ja palautteen avulla.

Yhteistyö: Jokainen työntekijä osallistuu yhteiseen toimintaan ja laadun ylläpitämiseen.

Ihmisläheisyys: Kohtaamme asiakkaat yksilöllisesti, kunnioittavasti ja sydämellisesti.

1.4 Tuotettavat palvelut

SmileSpa tarjoaa suuhygienistipalveluja, joihin kuuluu mm. suun terveystarkastuksia, hampaiden puhdistuksia, hammaskivenpoistot, biofilmin hallinta, parodontologinen ja anti-infektiivinen hoito, omahoidon ohjausta, esteettisiä toimenpiteitä kuten valkaisuja sekä ennaltaehkäiseviä suunhoidon toimenpiteitä. Palvelut ovat suunnattu kaikista ikäryhmistä tuleville asiakkaille, joiden toimintakyky on riittävä asiointiin vastaanotolla.

2. OMAVALVONTASUUNNITELMAN LAATIMINEN ja julkaiseminen sekä vastuunjako

2.1 Omavalvontasuunnitelman laatiminen ja vastuuhenkilöt

Omavalvonnan suunnittelusta vastaa lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo yhteistyössä hoitohenkilökunnan kanssa. Suunnitelman laadinnassa on mm. hyödynnetty työntekijöiden käytännön asiantuntemusta, ja sen kehittäminen tapahtuu yhteisesti esimerkiksi henkilöstöpalavereissa tai palautteiden kautta.

Omavalvonnan vastuuhenkilöt:

• Lääkinnällinen johtaja ja omavalvonnan päävastuuhenkilö: Sara Niilivuo, suuhygienisti
• Tietoturvavastaava ja henkilöstövastaava: Jalmari Lehto
• Yhteystiedot: [email protected], 010 439 9599

2.2 Omavalvontasuunnitelman julkisuus

SmileSpan omavalvontasuunnitelma on julkisesti nähtävillä hoitolassa sekä sähköisesti verkkosivuilla tai erillisen pyynnön perusteella. Suunnitelma toimii avoimuuden välineenä ja osoituksena laadunhallinnan järjestelmällisyydestä.

Tämä omavalvontasuunnitelma on laadittu SmileSpan suun terveydenhuollon palveluiden laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi. Omavalvonnalla tarkoitetaan toimintaa, jolla palveluntuottaja itse seuraa, arvioi ja kehittää toimintaansa varmistaakseen asiakas- ja potilasturvallisuuden sekä lainsäädännön, viranomaisohjeiden ja hyvien hoitokäytäntöjen noudattamisen.

Tämä asiakirja on laadittu potilaiden ja viranomaisten nähtäville ja toimii hoitolamme laatutyön selkärankana.

2.3 Omavalvontasuunnitelman päivittäminen

Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta, seurannasta ja hyväksymisestä vastaa Sara Niilivuo. Suunnitelma arvioidaan ja päivitetään vuosittain tai aina, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia, joilla on vaikutusta asiakas- tai potilasturvallisuuteen.

3. Palveluyksikön omavalvonnan toteuttaminen ja menettelytavat

3.1 Palvelujen saatavuuden varmistaminen

Hoitoon pääsy

SmileSpa tarjoaa kiireetöntä, ajanvaraukseen perustuvaa suun terveydenhoitoa. Palveluja tarjotaan sekä yksityisasiakkaille että Pirkanmaan hyvinvointialueen (Pirha) ostopalveluasiakkaille. Asiakkaat saavat ajan vastaanotolle kohtuullisessa ajassa palveluntarpeen mukaisesti. Kiireellistä hoitoa/jatkohoitoa tarvitsevat asiakkaat ohjataan tarvittaessa hammaslääkäriin tai muun terveydenhuollon ammattilaisen vastaanotolle.

Ajanvaraus

Ajanvaraus on mahdollista puhelimitse tai tekstiviestillä, sähköpostitse, sähköisen ajanvarausjärjestelmän kautta, sosiaalisen median viesteillä sekä paikan päällä hoitolan aukioloaikoina. Ajanvarauskanavien toimivuutta seurataan säännöllisesti ja asiakkaiden yhteydenottoihin pyritään vastaamaan mahdollisimman nopeasti.

Palvelujen saatavuus

Palveluja tuotetaan ennalta ilmoitettuina vastaanottoaikoina ja sopimuksen mukaan. Vastaanottoaikojen suunnittelulla pyritään varmistamaan palveluiden saatavuus sekä yksityisasiakkaille että ostopalveluasiakkaille. Mahdollisista muutoksista tai poikkeuksista tiedotetaan asiakkaille viivytyksettä.

Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa

Vaikka yrityksellä ei ole varsinaisia yhteistyösopimuksia muiden toimijoiden kanssa, asiakkaiden hoidon jatkuvuutta tuetaan moniammatillisella yhteistyöllä. Tarvittaessa asiakas ohjataan jatkotutkimuksiin tai –hoitoon hammaslääkärille, erikoishammaslääkärille tai muulle terveydenhuollon ammattilaiselle. Tehdyistä ohjauksista tehdään asianmukaiset merkinnät potilasasiakirjoihin.

Taulukko 1: Palveluyksikön keskeisimpiä palveluita ja hoitoon pääsyä koskevien riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta

3.2 Palveluiden jatkuvuuden varmistaminen

Yrityksen toiminta perustuu ajanvarauksella toteutettaviin suuhygienistipalveluihin. Hoidon jatkuvuus varmistetaan huolellisella potilasasiakirjojen kirjaamisella sekä yksilöllisten jatkohoitosuositusten antamisella. Suuhygienistikäyntien jatkuvuus varmistetaan kirjaamalla asiakkaalle yksilöllinen hoitoväli (RC) potilasasiakirjoihin. Asiakkaalle joko varataan valmiiksi seuraava aika sopivalla hoitovälillä, tai hänet lisätään toiveesta kutsulistalle, jolta hänelle tarjotaan seuraavaa aikaa hoitovälin lähestyessä. Mikäli asiakkaan hoidon tarve edellyttää hammaslääkärin tai erikoishammaslääkärin (esim. Parodontologi) arviota, asiakas ohjataan tarkoituksenmukaiseen jatkohoitoon. Tehdyistä toimenpiteistä, havainnoista ja hoito-ohjauksesta tehdään asianmukaiset merkinnät potilasasiakirjoihin.

Poikkeus- ja häiriötilanteisiin varautuminen sekä valmius- ja jatkuvuudenhallinta

Palveluyksikössä poikkeus- ja häiriötilanteisiin varautuminen toteutetaan osana systemaattista riskienhallintaa sekä valmius- ja jatkuvuudenhallintaa. Toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi on laadittu erillinen valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma, jossa on kuvattu toimintamallit häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Suunnitelma kattaa keskeiset toimintaan vaikuttavat riskit sekä määrittelee toimenpiteet palvelun jatkuvuuden turvaamiseksi.

Poikkeus- ja häiriötilanteisiin varaudutaan ennakoivalla suunnittelulla, henkilöstön säännöllisellä perehdytyksellä sekä laitteiden ja tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla. Toiminnassa tunnistettuja riskejä ovat esimerkiksi sähkö- ja vesikatkot, tietojärjestelmähäiriöt, laitteiden toimintahäiriöt sekä henkilöstön äkilliset tai pitkäaikaiset poissaolot.

Riskien toteutuessa ensisijaisena tavoitteena on varmistaa potilasturvallisuus, hoidon laatu sekä toiminnan jatkuvuus. Häiriötilanteissa toimintaa arvioidaan tapauskohtaisesti, ja sitä voidaan tarvittaessa mukauttaa esimerkiksi siirtämällä vastaanottoaikoja tai keskeyttämällä toiminta tilapäisesti. Asiakkaille tiedotetaan tilanteesta viipymättä tilanteen edellyttämällä tavalla.

Valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta sekä siihen liittyvän riskienhallinnan toteutuksesta ja suunnitelman ajantasaisuudesta vastaa palveluyksikön vastuuhenkilö. Suunnitelma päivitetään säännöllisesti ja aina toiminnassa tai riskikentässä tapahtuvien muutosten yhteydessä. Suunnitelma käsitellään osana henkilöstön perehdytystä. Poikkeus- ja häiriötilanteet sekä niistä opitut kehittämistoimenpiteet käydään henkilöstön kanssa läpi, jotta toimintatapoja voidaan jatkuvasti parantaa.

Poikkeus- ja häiriötilanteiden vastuuhenkilö

Vastuuhenkilönä poikkeus- ja häiriötilanteissa toimii Sara Niilivuo ja Jalmari Lehto. Poikkeus- ja häiriötilanteissa työntekijöillä on velvollisuus toimia annettujen ohjeiden mukaisesti.

Varautuminen poikkeus- ja häiriötilanteisiin

Sähkökatkot

Hoitolassa tapahtuvan sähkökatkon aikana potilasturvallisuus varmistetaan keskeyttämällä tarvittaessa hoitotoimenpiteet hallitusti. Käynnissä oleva hoito saatetaan turvalliseen vaiheeseen tilanteen sallimissa rajoissa. Mikäli sähkökatko estää hoidon turvallisen jatkamisen, asiakkaalle varataan uusi aika mahdollisimman pian.

Sähkökatkon aikana sähköisiä potilastietojärjestelmiä ei käytetä. Tarvittavat tiedot kirjataan väliaikaisesti muistiin ja siirretään potilasasiakirjoihin järjestelmien palautuessa käyttöön. Potilasasiakirjat säilötään lukitussa tilassa siihen asti, kun tiedot voidaan viedä turvallisesti potilastietojärjestelmään. Asiakkaille tiedotetaan tilanteesta ja mahdollisista ajanvarausmuutoksista viivytyksettä.

Mikäli sähkökatko pitkittyy, vastaanotto suljetaan tilapäisesti ja asiakkaisiin ollaan yhteydessä uusien vastaanottoaikojen sopimiseksi.

Vesi- ja laitehäiriöt

Hoitolassa tapahtuvien vesikatkojen sekä välinehuollon tai laitteiden toimintahäiriöiden aikana potilasturvallisuus varmistetaan arvioimalla tilanteen vaikutus hoidon turvalliseen toteuttamiseen.
Vesikatkon aikana arvioidaan, voidaanko toimintaa jatkaa turvallisesti ja hygieniavaatimukset täyttäen. Mikäli vedenjakelun häiriö estää asianmukaisen käsihygienian, välinehuollon tai hoitotoimenpiteiden toteuttamisen, vastaanottotoiminta keskeytetään häiriön ajaksi.

Välinehuollon tai hoitolaitteiden toimintahäiriöissä käytetään tarvittaessa korvaavia välineitä tai laitteita. Mikäli häiriö vaikuttaa hoidon turvallisuuteen tai laatuun, vastaanottoaikoja siirretään ja asiakkaille tiedotetaan tilanteesta viivytyksettä.

Tietojärjestelmähäiriö

Tietojärjestelmähäiriöiden aikana potilasturvallisuus varmistetaan käyttämällä tarvittaessa väliaikaisia manuaalisia kirjaamiskäytäntöjä. Hoidon kannalta välttämättömät tiedot kirjataan paperille tai muuhun käytettävissä olevaan väliaikaiseen tallennusmuotoon ja siirretään potilastietojärjestelmään viipymättä häiriön päätyttyä.

Mikäli häiriö vaikuttaa ajanvarausjärjestelmään tai potilastietojen saatavuuteen, asiakkaille tiedotetaan tilanteesta mahdollisuuksien mukaan. Häiriötilanteissa noudatetaan käytössä olevien tietojärjestelmien toimittajien ohjeita ja pyritään palauttamaan järjestelmien normaali toiminta mahdollisimman nopeasti.

Vakavista tai pitkäkestoisista häiriöistä tehdään tarvittavat ilmoitukset ja tapahtuma dokumentoidaan asianmukaisesti. Potilas- ja asiakastietojen tietosuoja sekä tietoturva varmistetaan myös häiriötilanteissa.

Henkilöstövaje ja työntekijöiden pitkät poissaolot

Vastaanotolla työskentelee viisi suuhygienistiä, mikä mahdollistaa työtehtävien ja asiakasaikojen joustavan uudelleenjärjestelyn lyhytaikaisissa poissaolotilanteissa.

Mikäli henkilöstövaje tai pitkäaikainen poissaolo vaikuttaa palvelujen saatavuuteen, kiireettömien palvelujen ajanvarauksia voidaan tarvittaessa järjestellä uudelleen tai siirtää. Asiakkaille tiedotetaan muutoksista mahdollisimman pian.

Pitkäkestoisissa poissaoloissa henkilöstöresurssien riittävyyttä arvioidaan jatkuvasti, ja tarvittaessa rekrytoidaan sijainen tai muuta lisähenkilöstöä toiminnan jatkuvuuden ja palvelujen saatavuuden turvaamiseksi. Tavoitteena on varmistaa asiakkaiden hoidon jatkuvuus ja laadukas palvelu myös poikkeustilanteissa.

Taulukko 2: Palveluyksikön toiminnan keskeisimpien jatkuvuutta koskevien riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta

3.3 Palveluiden turvallisuuden ja laadun varmistaminen

Laadunvalvonta ja asiakas- ja potilasturvallisuus

SmileSpassa asiakas- ja potilasturvallisuus on osa koko toimintakulttuuria. Laadunvarmistus perustuu jatkuvaan toiminnan arviointiin, sisäiseen valvontaan sekä avoimeen palautekulttuuriin. Laadunvalvonnan sekä asiakas- ja potilasturvallisuuden vastuuhenkilönä toimii Sara Niilivuo yhdessä vastaavan suuhygienistin ja lääkinnällisen vastaavan kanssa. Kaikki työntekijät osallistuvat turvallisen ja laadukkaan hoitoympäristön ylläpitämiseen.

Asiakasturvallisuus varmistetaan ennakoimalla riskejä, huolehtimalla ajantasaisista ohjeista, säännöllisellä perehdytyksellä sekä varautumalla poikkeamatilanteisiin. Laatua ja toiminnan turvallisuutta seurataan asiakaspalautteiden, henkilöstön havaintojen, sisäisen auditoinnin sekä esihenkilön kliinisen työn kautta.

Laadun seurannassa tarkastellaan erityisesti hoitoprosessien toteutumista, potilasturvallisuutta, infektioiden ehkäisyyn liittyvien ohjeiden noudattamista, laitteiden toimintavarmuutta, dokumentoinnin laatua sekä poikkeamien ja läheltä piti -tilanteiden määrää ja luonnetta.

Seuranta toteutuu jatkuvana arjen työskentelynä sekä säännöllisinä sisäisinä tarkastuksina ja auditointeina. Lisäksi henkilöstö raportoi havaitsemansa poikkeamat ja riskit välittömästi käytössä olevien sisäisten ilmoituskäytäntöjen kautta. Asiakaspalautetta kerätään jatkuvasti vastaanottokäyntien yhteydessä sekä sähköisten palautekanavien avulla.

Raportointi tapahtuu systemaattisesti siten, että poikkeamat, läheltä piti -tilanteet ja asiakaspalautteet kirjataan ja käsitellään yksikön sisäisessä seurannassa. Ne analysoidaan säännöllisesti osana laadunhallintaa, ja niistä raportoidaan yksikön vastuuhenkilölle sekä tarvittaessa koko henkilöstölle. Keskeiset havainnot ja kehittämistoimenpiteet käsitellään säännöllisissä henkilöstöpalavereissa, ja niiden perusteella toimintatapoja päivitetään.

Yhteistyö ja tiedonkulku asiakkaan hoitoon osallistuvien muiden terveydenhuollon toimijoiden kanssa toteutuu osana päivittäistä toimintaa. Ostopalvelutoiminnassa yhteistyötä tehdään Pirkanmaan hyvinvointialueen yksiköiden kanssa, ja tiedonkulku varmistetaan käytössä olevien potilastietojärjestelmien sekä suoran yhteydenpidon avulla.

Yksityisasiakkaiden osalta tarvittavia tietoja tarkastellaan Kanta-palveluiden kautta potilaan suostumuksen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tarvittaessa asiakas ohjataan jatkohoitoon, ja hoidon jatkuvuus varmistetaan yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa.

Tietosuoja ja tietoturva

SmileSpassa noudatetaan tietosuojaa ja salassapitovelvollisuutta lainsäädännön mukaisesti. Suhtaudumme erittäin vakavasti asiakkaidemme tietosuojaan, ja pidämme yksityisyyden suojaa keskeisenä osana laadukasta hoitoa.

Palveluyksikössä on laadittu asiakastietolain mukainen tietoturvasuunnitelma (päivätty 18.4.2024), jota päivitetään säännöllisesti ja tarvittaessa järjestelmämuutosten yhteydessä. Tietoturvasuunnitelman toteutumisesta vastaa tietosuojavastaavana ja tietoturvavastaavana toimiva Jalmari Lehto.

Potilasasiakirjat kirjataan AssisDent-järjestelmään, ja asiakastietoja käsitellään vain siihen oikeutettujen toimesta. Kirjaukset tehdään hoidon kannalta riittävinä, asianmukaisina ja viiveettä osana potilastyötä.

SmileSpalla on laadittu erilliset tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät asiakirjat, joita päivitetään säännöllisesti ja käydään läpi henkilöstön kanssa. Henkilöstö on perehdytetty tietosuojakäytäntöihin sekä kirjaamiseen liittyviin ohjeisiin osana perehdytystä ja työyhteisön toimintaa, ja osaamista ylläpidetään tarvittaessa ohjauksella ja koulutuksella.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet määritellään työtehtävien mukaisesti, ja henkilöstöllä on pääsy vain niihin asiakas- ja potilastietoihin, jotka ovat tarpeen heidän työtehtäviensä hoitamiseksi. Käyttöoikeuksien hallinnasta huolehditaan osana tietoturvaa ja tietosuojan toteutumista.

Tietosuojan toteutumista seurataan osana päivittäistä toimintaa, henkilöstön ohjausta sekä tarvittaessa sisäistä arviointia ja keskustelua.

Asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaavana johtajana toimii Jalmari Lehto, joka toimii myös tietosuojavastaavana ja tietoturvavastaavana.

Rekisterinpitäjän vastuut toteutuvat palveluntuottajan toiminnassa kokonaisuutena, ja tietojen käsittelyssä noudatetaan asiakastietolainsäädäntöä kaikissa tilanteissa.

Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun toimistolle sekä tarvittaessa rekisteröidyille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tietojärjestelmiin liittyvistä poikkeamista ilmoitetaan tarvittaessa järjestelmätoimittajalle, ja merkittävistä asiakas- tai potilasturvallisuuteen tai tietoturvaan vaikuttavista poikkeamista ilmoitetaan Lupa- ja valvontavirastolle (LVV) voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Keskeiset tietosuojaa ja asiakirjahallintaa ohjaavat säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).

Infektioiden torjunta ja yleiset hygieniakäytännöt

SmileSpassa hygienia ja korkea aseptinen taso ovat keskeinen osa päivittäistä toimintaa ja yksi tärkeimmistä peruspilareista turvalliselle ja laadukkaalle hoitotyölle. Toiminta perustuu ajantasaisiin hygieniaohjeisiin, viranomaismääräyksiin sekä näyttöön perustuviin toimintatapoihin.

Kaikki hoitohuoneet siivotaan ja desinfioidaan huolellisesti ennen ensimmäistä asiakasta, jokaisen asiakkaan jälkeen sekä päivän päätteeksi. Suuhygienistit vastaavat omien työpisteidensä siisteydestä ja välineiden puhtaudesta työpäivän aikana sekä työpäivän alussa ja lopussa.

Välinehuolto toteutetaan hoitotiloista erillisessä huoltotilassa, jossa likaiset ja puhtaat välineet pidetään selkeästi erillään. Työvälineet pestään lämpödesinfektorissa, huolletaan sekä tarvittaessa pussitetaan ja steriloidaan ennen uudelle asiakkaalle käyttöä. Välinehuollossa noudatetaan puhtaan ja likaisen puolen periaatteita.

Tilojen siisteyttä ylläpidetään säännöllisesti myös ulkopuolisen siivouspalvelun avulla. Hoitolassa on koneellinen tulo- ja poistoilmanvaihto sekä jäähdytys, jotka tukevat hyvää ilmanlaatua ja työskentelyolosuhteita. Jätteiden lajittelu ja käsittely tapahtuvat erillisen jätehuoltosuunnitelman mukaisesti, ja erityisjätteet käsitellään asianmukaisesti.

Hygieniaan ja välinehuoltoon liittyvät ohjeistukset löytyvät hoitolan perehdytyskansiosta, ja niiden läpikäynti kuuluu osaksi henkilöstön perehdytystä sekä vuosittaista osaamisen varmistamista.

Hygieniakäytäntöjen toteutumista seurataan osana päivittäistä toimintaa, välinehuoltoa sekä työyhteisön yhteistä arviointia. Mahdolliset poikkeamat käsitellään viipymättä, ja tarvittaessa toimintatapoja tarkennetaan potilasturvallisuuden varmistamiseksi.

Palveluyksikön hygieniayhdyshenkilönä toimii suuhygienisti Lotta Jaunes. Hän tukee yksikön hygienia- ja aseptiikkakäytäntöjen toteutumista ja kehittämistä. Infektio- ja tartuntavaaratilanteissa toimitaan tilanteen edellyttämällä tavalla yksikön kirjallisten toimintaohjeiden mukaisesti. Pisto- ja viiltotapaturmia varten yksikössä on erillinen pistotapaturmaohje. Vakavat tai muutoin merkittävät vaaratapahtumat käsitellään vakavan vaaratapahtuman toimintaohjeen mukaisesti. Tapahtumat dokumentoidaan ja niistä saadut havainnot hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.

Lääkehoitosuunnitelma

SmileSpan lääkehoitosuunnitelma on päivitetty 29.8.2026. Sen laatimisesta, päivittämisestä sekä lääkehoidon asianmukaisuudesta, toteutumisesta ja seurannasta vastaa lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo, p. 010 439 9599, [email protected].

SmileSpassa toteutettava lääkehoito on toiminnan laajuuteen nähden vähäistä ja perustason lääkehoitoa. Kliinisessä työssä käytetään pääasiassa pintapuudutteita. Fluorivalmisteita käytetään osana suun terveydenhoitoa, mutta kaikki käytettävät valmisteet ja niiden käsittely kuvataan lääkehoitosuunnitelmassa niiden luokituksen ja käyttötarkoituksen mukaisesti.

Lääkehoidon osaaminen varmistetaan lääkehoitosuunnitelmassa määritellyllä tavalla ennen kuin työntekijä toteuttaa lääkehoitoa itsenäisesti. Osaamisen varmistaminen suhteutetaan työntekijän koulutukseen, tehtäviin ja yksikössä toteutettavan lääkehoidon laajuuteen, ja siihen sisältyvät tarvittava perehdytys sekä teoria- ja käytännön osaamisen varmistaminen. Osaamisen varmistaminen dokumentoidaan.

Lääkehoitosuunnitelmassa kuvataan tarkemmin yksikön lääkehoitolupakäytännöt, lääkkeiden säilytys ja seuranta, lääkehoidon kirjaaminen, lääkehoitoon liittyvien poikkeamien ja haittavaikutusten käsittely sekä menettelyt mahdollisissa lääkkeiden katoamis- tai väärinkäyttötilanteissa. Lääkehoitosuunnitelman toteutumista seurataan osana päivittäistä toimintaa, perehdytystä, poikkeamien käsittelyä ja omavalvontaa, ja suunnitelma päivitetään toiminnan tai käytäntöjen muuttuessa.

Lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikössä on nimetty lääkinnällisten laitteiden ja muiden käytössä olevien laitteiden turvallisuudesta vastaava henkilö. Laiteturvallisuudesta vastaavana toimii lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo.

Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että laitteiden käytössä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, valmistajien ohjeita sekä yksikön omia toimintatapoja. Hän vastaa myös laitteisiin liittyvien vaaratilanteiden tunnistamisesta, käsittelystä ja tarvittavista ilmoituksista viranomaisille.

Laiteturvallisuuden käytännön toteutumista ja seurantaa tehdään yhteistyössä vastaavan suuhygienistin kanssa, joka toimii yksikössä päivittäisen toiminnan tukena.

Palveluyksikössä on käytössä laitteiden huoltosuunnitelma, ja laitteiden huollot, tarkastukset sekä mahdolliset korjaukset dokumentoidaan säännöllisesti. Laitteiden kuntoa ja toimintaa seurataan jatkuvasti, ja tarvittaessa laitteita huolletaan, korjataan tai poistetaan käytöstä.

Laitteiden turvallinen käyttö varmistetaan henkilöstön perehdytyksellä, käyttöohjeiden noudattamisella sekä säännöllisellä osaamisen ylläpitämisellä. Henkilöstöä ohjeistetaan ilmoittamaan havaitsemistaan laitteisiin liittyvistä poikkeamista viipymättä vastuuhenkilölle.

Mahdollisista laitteisiin liittyvistä vaaratilanteista tehdään tarvittavat ilmoitukset valmistajalle, maahantuojalle tai viranomaiselle voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Vaaratilanteet käsitellään osana yksikön laadunhallintaa ja niistä pyritään oppimaan toiminnan kehittämiseksi.

Toimitilat ja välineet

Palveluyksikön toimitilat on suunniteltu ja toteutettu suuhygienistipalveluiden tarpeisiin, ja ne täyttävät toiminnalle asetetut terveydelliset ja turvallisuutta koskevat vaatimukset. Tilat on peruskorjattu kokonaisuudessaan, ja viimeisin laaja tilojen uudistus on valmistunut kesällä 2025. Tilojen suunnittelussa on huomioitu toiminnan sujuvuus, hygienia, potilasturvallisuus sekä asiakkaan yksityisyyden suoja ja henkilöstön turvalliset ja toimivat työskentelyolosuhteet.

Palveluyksikössä on erilliset hoitohuoneet, välinehuoltotilat, varastotilat, sosiaalitilat sekä tekniset tilat laitteistolle. Hoitohuoneet ovat äänieristettyjä ja varustettu asianmukaisella valaistuksella. Hoitolassa on koneellinen tulo- ja poistoilmanvaihto sekä ilmastointi, jotka varmistavat tilojen hyvän ilmanlaadun ja työskentelyolosuhteet. Välinehuolto on järjestetty erillisessä tilassa puhtaan ja likaisen puolen periaatteiden mukaisesti.

Tilojen turvallisuutta ja toimivuutta varmistetaan säännöllisellä ylläpidolla, siivouksella sekä laitteiden huollolla. Käytössä olevat laitteet ja välineet ovat toimintaan soveltuvia, asianmukaisesti huollettuja ja ajantasaisia. Välineiden kuntoa seurataan säännöllisesti, ja niitä uusitaan tarvittaessa potilasturvallisuuden ja hoidon laadun varmistamiseksi.

Toimitiloihin ja välineisiin liittyviä riskejä arvioidaan osana omavalvontaa. Mahdolliset puutteet tai kehittämiskohteet tunnistetaan ja niihin reagoidaan suunnitelmallisesti.

Palveluyksiköllä on toiminnan edellyttämät viranomaisluvat, ja toimintaa harjoitetaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tilojen, laitteiden ja työympäristön turvallisuutta seurataan säännöllisesti, ja tarvittavat turvallisuustarkastukset, huollot sekä korjaavat toimenpiteet toteutetaan suunnitelmallisesti.

Taulukko 3: Palveluyksikön toiminnan keskeisimpien turvallisuutta ja laatua koskevien riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta

3.4 Henkilöstön riittävyyden ja osaamisen varmistaminen

SmileSpan henkilöstöresurssit mitoitetaan toiminnan laajuuden ja asiakasmäärien mukaisesti. Henkilöstön riittävyyttä seurataan jatkuvasti ajanvarauksen, asiakasmäärien, työkuorman sekä mahdollisten poissaolojen perusteella. Äkillisiin poissaoloihin varaudutaan vastaanottoaikojen uudelleenjärjestelyillä ja tarvittaessa sijaisjärjestelyillä.

Henkilöstön osaaminen varmistetaan huolellisella perehdytyksellä, säännöllisellä täydennyskoulutuksella sekä ammattitaidon jatkuvalla ylläpitämisellä. Jokaisen työntekijän ammattioikeudet tarkistetaan rekrytoinnin yhteydessä JulkiTerhikistä.

Osaamisen kehittämistarpeita arvioidaan jatkuvasti päivittäisen työn, asiakaspalautteiden, poikkeamailmoitusten sekä kehityskeskustelujen yhteydessä. Henkilöstö osallistuu toiminnan kannalta tarpeellisiin koulutuksiin, ja koulutusten toteutumista dokumentoidaan ja voimassaoloa seurataan. Näitä koulutuksia ovat muun muassa ensiapukoulutus ja lääkehoitoluvat. Tavoitteena on varmistaa, että henkilöstöllä on tehtäviensä edellyttämä ajantasainen osaaminen sekä valmiudet turvalliseen ja laadukkaaseen potilastyöhön.

Perehdytys

SmileSpan henkilöstö koostuu kokeneista suuhygienisteistä. Kaikille uusille työntekijöille järjestetään laaja, noin kahden viikon mittainen perehdytysjakso, jonka aikana käydään läpi kattavasti hoitolan toimintatavat, työvälineet, aseptiikka, laitteet, aineet ja materiaalit, henkilöhygienia, tietosuoja sekä keskeiset asiakirjat, kuten omavalvontasuunnitelma ja lääkehoitosuunnitelma.

Perehdytysmateriaali on koottu perehdytyskansioon, joka toimii työn tukena myös myöhemmin. Perehdytyksen lisäksi henkilöstöä ohjataan arjessa yhteisten viestintäkanavien (mm. WhatsApp ja sähköposti) sekä kuukausipalaverien avulla, joissa tiedonkulku ja yhteiset käytännöt varmistetaan. Työyhteisössä on hyödynnetty myös työnohjausta sekä ryhmätyönohjausta.

Perehdytys on dokumentoitu yksityiskohtaiseen perehdytyksen seurantalomakkeeseen, jossa kaikki perehdytettävät osa-alueet on listattu. Perehdytyksen etenemistä seurataan systemaattisesti, ja jokainen osa-alue merkitään suoritetuksi perehdytyksen edetessä.

Perehdytyksestä vastaa nimetty perehdyttäjä, ja perehdytyksen toteutumista seurataan esihenkilön toimesta. Perehdytys jatkuu tarvittaessa myös varsinaisen perehdytysjakson jälkeen työnohjauksena ja arjen tukena.

Yrityksen johto osallistuu säännöllisesti kliiniseen asiakastyöhön, jolloin se seuraa työskentelyä käytännössä ja arvioi muun muassa asiakirjamerkintöjen laatua sekä asiakaspalvelun sujuvuutta. Henkilöstön osaamista kehitetään jatkuvasti koulutusten, ohjauksen ja yhteisen tiedon jakamisen kautta.

Henkilöstörakenne ja sijaiskäytännöt

SmileSpan henkilöstö koostuu suuhygienisteistä, ja toiminta perustuu ajanvaraukseen sekä kiireettömään vastaanottotyöhön. Henkilöstöresurssit suunnitellaan potilasmäärien ja ajanvarauksen mukaan.

Yksikössä voi toimia myös itsenäisiä ammatinharjoittajia (vuokratuolitoiminta), jotka tuottavat palveluja palveluntuottajan tiloissa. He sitoutuvat noudattamaan yksikön omavalvontasuunnitelmaa, hygieniaohjeita, potilasturvallisuuskäytäntöjä sekä muita yhteisiä toimintatapoja.

Sijaisten käyttö perustuu tapauskohtaiseen arvioon. Lyhytaikaisissa poissaoloissa potilasaikoja voidaan siirtää, koska toiminta on kiireetöntä. Tarvittaessa käytetään sijaisia tai työvuoroja järjestellään uudelleen henkilöstön kesken.

Poikkeustilanteissa ensisijaisena toimintamallina on ajanvarausten uudelleenjärjestely siten, että käytettävissä oleva henkilöstö pystyy toteuttamaan hoidon turvallisesti ja laadukkaasti.

Täydennyskoulutus ja osaamisen ylläpitäminen

SmileSpassa tuetaan henkilöstön ammattitaidon ylläpitämistä ja kehittämistä suunnitelmallisesti. Jokaiselle työntekijälle on varattu vuosittainen koulutusbudjetti, ja henkilöstöä kannustetaan aktiivisesti osallistumaan ulkopuolisiin koulutuksiin.

Täydennyskoulutusta toteutetaan myös yksikön sisällä säännöllisten tiimituokioiden muodossa, joissa jaetaan osaamista ja kehitetään yhteisiä toimintatapoja. Koulutusten sisältöjä dokumentoidaan ja säilytetään sähköisesti.

Henkilöstön osaamisen kehittymistä seurataan osana arjen työskentelyä ja esihenkilön ohjausta. Hankittu osaaminen jaetaan koko työyhteisön käyttöön.

Työntekijöiden työhyvinvointi

SmileSpassa työhyvinvointia edistetään ylläpitämällä avointa työilmapiiriä, toimivaa vuorovaikutusta sekä turvallista työympäristöä. Työntekijöillä on mahdollisuus tuoda esiin työhön liittyviä havaintoja, kehittämisehdotuksia ja kuormitustekijöitä matalalla kynnyksellä.

Työhyvinvointia seurataan osana päivittäistä johtamista, säännöllisiä keskusteluja sekä työyhteisön toimintaa. Työkuormitusta arvioidaan jatkuvasti suhteessa asiakasmääriin ja käytettävissä oleviin henkilöstöresursseihin. Tarvittaessa työjärjestelyjä mukautetaan henkilöstön jaksamisen ja turvallisen työskentelyn varmistamiseksi.

Työterveyshuolto tukee henkilöstön työkykyä ja työssä jaksamista. Sairauspoissaoloja ja muita työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja seurataan, ja mahdollisiin kuormitus- tai työkykyhaasteisiin pyritään puuttumaan varhaisessa vaiheessa yhteistyössä työntekijän ja työterveyshuollon kanssa.

Työhyvinvointiin liittyvät havainnot, palautteet ja kehittämistarpeet käsitellään tarvittaessa henkilöstön kanssa, ja niiden perusteella toteutetaan toimenpiteitä työolosuhteiden, työergonomian sekä työyhteisön toimivuuden kehittämiseksi.

Toimivat ja asianmukaisesti huolletut instrumentit ja muut työvälineet ovat myös keskeinen osa työkyvyn ylläpitämistä: niiden ajantasaisuus ja toimivuus tukevat sekä työn sujuvuutta ja mielekkyyttä että asiakas- ja potilasturvallisuutta.

Työhyvinvointia tuetaan myös henkilöstöeduilla, kuten Epassilla, joka mahdollistaa liikunta-, kulttuuri- ja hyvinvointipalvelujen hyödyntämisen työntekijän hyvinvoinnin ja työssä jaksamisen tukemiseksi.

Taulukko 4: Palveluyksikön toiminnan keskeisimpien henkilöstön riittävyyttä ja osaamista koskevien riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta

3.5 Yhdenvertaisuuden, osallisuuden ja asiakkaan/potilaan aseman ja oikeuksien varmistaminen

Palveluja tarjotaan yhdenvertaisesti kaikille asiakasryhmille, eikä ketään syrjitä iän, terveydentilan, kielen, kulttuuritaustan tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Hoitolan tilat ja palvelut on pyritty toteuttamaan mahdollisimman esteettömiksi, ja yksilöllinen avuntarve otetaan huomioon ajanvarauksessa ja vastaanottokäynnillä. Mikäli asiakkaan toimintakyky edellyttää erityisjärjestelyjä, niistä sovitaan asiakkaan kanssa etukäteen.

Palveluyksikössä asiakkaan asema ja oikeudet perustuvat lainsäädäntöön, ammattietiikkaan sekä yksikön yhteisiin toimintaperiaatteisiin. Asiakkaita kohdellaan kunnioittavasti, yksilöllisesti ja tasavertaisesti kaikissa tilanteissa.
Asiakkaalla on oikeus saada ymmärrettävää tietoa omasta hoidostaan ja osallistua häntä koskevaan päätöksentekoon. Hoito suunnitellaan yhteistyössä asiakkaan kanssa, ja asiakkaan mielipiteet, toiveet ja yksilölliset tarpeet huomioidaan hoidon toteutuksessa. Asiakkaalla on myös mahdollisuus tutustua itseään koskeviin potilasasiakirjoihin OmaKanta-palvelun kautta.

Toiminta perustuu asiakkaan itsemääräämisoikeuden kunnioittamiseen. Palveluyksikössä ei sovelleta itsemääräämisoikeuden rajoittamistoimenpiteitä, vaan kaikki hoito perustuu asiakkaan suostumukseen ja yhteistyöhön. Mikäli asiakas ei suostu hoitoon tai hoitotilanne ei etene yhteistyössä, hoitoa ei jatketa, vaan tilanne ratkaistaan yhdessä asiakkaan kanssa esimerkiksi siirtämällä tai muokkaamalla hoitoa.

Asiallinen kohtelu varmistetaan henkilöstön perehdytyksellä, yhtenäisillä toimintatavoilla sekä avoimella työyhteisökulttuurilla. Mikäli epäasiallista kohtelua havaitaan tai siitä saadaan palautetta, asia käsitellään viipymättä yksikön vastuuhenkilön johdolla. Tilanne selvitetään, tarvittavat toimenpiteet toteutetaan ja toimintatapoja tarkennetaan vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi.

Asiakkailla on mahdollisuus antaa palautetta toiminnasta, ja palautteet käsitellään osana toiminnan kehittämistä. Lisäksi asiakkaille annetaan tarvittaessa ohjausta oikeusturvakeinoista, kuten muistutuksen tai kantelun tekemisestä sekä potilasasiavastaavan palveluista.

Palveluyksikköä koskevat muistutukset, kantelut ja mahdolliset valvontapäätökset käsitellään asianmukaisesti ja hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Potilas voi tehdä kantelun valvovalle viranomaiselle, Lupa- ja valvontavirastolle (LVV), mikäli hän katsoo hoidossaan tai kohtelussaan olevan aihetta viranomaisarviointiin.

Potilasvahinkoasioissa potilasta ohjataan ottamaan yhteyttä Potilasvakuutuskeskuseen, joka käsittelee potilasvahinkolain mukaiset korvaushakemukset.

Pirkanmaan hyvinvointialueen kautta tuleville asiakkaille palveluyksikön sosiaali- ja potilasasiavastaavan yhteystiedot ovat asiakkaiden saatavilla Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivuilla sekä palveluyksikön omilla verkkosivuilla ja hoitolan tiloissa.

Potilasasiavastaava:
[email protected]
p. 040 190 9346
Hatanpäänkatu 3, 33900 Tampere

Sosiaaliasiavastaava:
[email protected]
p. 040 504 5249
Hatanpäänkatu 3, 33900 Tampere

Kuluttajaneuvonta:
Kilpailu- ja kuluttajavirasto, valtakunnallinen kuluttajaneuvonta puh. 09 5110 1200

Lupa- ja valvontavirasto (LVV):
lvv.fi

Potilasvakuutuskeskus:
Osoite: Itämerenkatu 11–13, 00180 Helsinki
Postiosoite: PL 1, 00084 VAKUUTUSKESKUS
Asiakaspalvelu (korvattavuus ja korvaukset): 040 450 4590

Taulukko 5: Palveluyksikön toiminnan keskeisimpien yhdenvertaisuutta, osallisuutta sekä asiakkaan tai potilaan asemaa ja oikeuksia koskevien riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta

4. Havaittujen puutteiden ja epäkohtien käsittely sekä toiminnan kehittäminen

4.1 Toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely

SmileSpassa toiminnassa havaitut epäkohdat ja puutteet tunnistetaan osana päivittäistä työtä, henkilöstön havaintoja, asiakaspalautetta sekä sisäistä seurantaa. Havaittu epäkohta tai puute käsitellään viipymättä yksikön vastuuhenkilön johdolla: tilanne selvitetään, tarvittavat korjaavat toimenpiteet toteutetaan ja niiden vaikutusta seurataan. Merkittävistä epäkohdista tai niiden uhasta ilmoitetaan valvontalain 29 §:n mukaisesti palvelunjärjestäjälle sekä tarvittaessa valvontaviranomaiselle (Lupa- ja valvontavirasto, LVV). Käsittelyssä noudatetaan avointa ja syyllistämätöntä toimintakulttuuria, jotta havainnoista opitaan ja toimintaa kehitetään jatkuvasti.

Ilmoitusvelvollisuus sosiaali- ja terveydenhuollossa

SmileSpassa noudatetaan lakia sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/ 2023, 29–30 §) sekä Valviran määräystä 1/ 2024. Ilmoitusvelvollisuuden tavoitteena on varmistaa asiakas- ja potilasturvallisuus sekä edistää toiminnan jatkuvaa kehittämistä.

Kaikilla työntekijöillä on velvollisuus ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista, vaaratilanteista sekä potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista viipymättä. Ilmoitusvelvollisuus koskee sekä toteutuneita haittatapahtumia, että läheltä piti -tilanteita.

Ilmoitukset tehdään ensisijaisesti yksikön vastuuhenkilölle (lääkinnällinen johtaja), ja ne käsitellään yhdessä työyhteisössä avoimessa ja syyllistämättömässä ilmapiirissä. Tavoitteena on oppia tapahtumista ja kehittää toimintaa niiden pohjalta.

Tarvittaessa tehdään ilmoitus myös ulkopuolisille tahoille tilanteen edellyttämällä tavalla, kuten:

• Fimealle lääkinnällisiin laitteisiin tai tarvikkeisiin liittyvissä vaaratilanteissa
• Tietosuojavastaavalle tietoturvaloukkauksissa
• Potilasvakuutuskeskukselle potilasvahinkotilanteissa

Ilmoitusvelvollisuuteen liittyvät käytännöt käydään läpi osana henkilöstön perehdytystä, ja henkilöstöä ohjeistetaan toimimaan matalalla kynnyksellä kaikissa epäselvissä tilanteissa.

4.2 Vakavien vaaratapahtumien tutkinta

Vakavien vaaratapahtumien käsittely

Palveluyksikössä on sovittu ja dokumentoitu menettelytavat vakavien vaaratapahtumien tunnistamiseen, käsittelyyn ja jatkotoimenpiteisiin. Toimintaa ohjaa erillinen Vakavan vaaratapahtuman toimintaohje. Vakaviksi vaaratapahtumiksi tunnistetaan tilanteet, joissa potilas- tai henkilöstöturvallisuus vaarantuu merkittävästi, kuten uhkaavat asiakastilanteet tai muut vakavat haitta- tai läheltä piti -tilanteet.

Kun vakava vaaratapahtuma tunnistetaan, ensisijaisesti varmistetaan tilanteen rauhoittaminen ja kaikkien osapuolten turvallisuus. Tarvittaessa hoito keskeytetään ja hälytetään apua. Tapahtuma kirjataan ja siitä ilmoitetaan yksikön vastuuhenkilölle.

Tapahtumat käsitellään työyhteisössä avoimesti ja syyllistämättömästi. Tavoitteena on tunnistaa tapahtumaan johtaneet tekijät ja kehittää toimintaa vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi.

Henkilöstön hyvinvointi huomioidaan tilanteiden jälkeen, ja tarvittaessa järjestetään purkukeskustelu sekä ohjataan työntekijä työterveyshuollon tai työnohjaukseen.

Tapahtumista saatu tieto hyödynnetään toiminnan kehittämisessä päivittämällä ohjeistuksia ja tarkentamalla toimintatapoja. Tarvittaessa tapahtumasta tehdään ilmoitus asianmukaiselle viranomaiselle.

4.3 Palautetiedon huomioiminen kehittämisessä

Asiakaspalaute ja toiminnan kehittäminen

Asiakkailta kerätään säännöllisesti palautetta hoidon laadusta ja asiakaskokemuksesta. Palautetta voi antaa vastaanotolla suullisesti, sähköpostitse sekä verkossa esimerkiksi Google-palvelun tai sosiaalisen median kautta.

Aiemmin Pirkanmaan hyvinvointialueen kautta saatiin asiakaspalautetta ostopalvelukäynneistä, mutta tällä hetkellä palautetta ei enää toimiteta palveluntuottajalle. Tästä syystä yksikössä korostetaan omaa palautteen keräämistä ja hyödyntämistä. Pirhan asiakkaat antavat palautetta myös suoraan palveluntuottajalle, muun muassa Google-palvelun kautta sekä hoitokäyntien yhteydessä suullisesti.

Palautteet käsitellään henkilöstön kesken ja niistä keskustellaan säännöllisesti esimerkiksi kuukausipalavereissa. Asiakaspalaute toimii keskeisenä työkaluna toiminnan kehittämisessä ja laadun varmistamisessa, ja sen perusteella tarkennetaan tarvittaessa toimintatapoja.

4.4 Kehittämistoimenpiteiden määrittely ja toimeenpano

SmileSpassa seurataan palvelun laatua myös sisäisesti. Yrityksen johto osallistuu säännöllisesti kliiniseen asiakastyöhön ja arvioi työn laatua muun muassa asiakirjamerkintöjen sekä asiakaskohtaamisten perusteella.

Osana toiminnan kehittämistä seurataan myös henkilöstön työhyvinvointia. Henkilöstölle toteutetaan säännöllisesti työhyvinvointikyselyitä, joiden tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Viimeisimmän kyselyn tulos oli 4,8, mikä kuvastaa hyvää työyhteisön tilaa.

Kaikki keskeiset asiakirjat, kuten omavalvontasuunnitelma, riskienhallintasuunnitelma, lääkehoitosuunnitelma, tietosuojaohjeet ja jätehuoltosuunnitelma, käydään läpi vuosittain henkilöstön kanssa. Asiakirjoihin perehtyminen varmistetaan osana perehdytystä, mikä tukee toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja ajantasaisuutta.

Kehittämistoimenpiteiden toimeenpanosta vastaa yksikön vastuuhenkilö Sara Niilivuo. Toimenpiteet, niiden aikataulu ja vastuutaho käydään läpi ja kirjataan säännöllisissä henkilöstöpalavereissa, ja niiden etenemistä seurataan osana omavalvonnan seurantaa (ks. luku 5).

5. Omavalvonnan seuranta ja raportointi

5.1 Laadun- ja riskienhallinnan seuranta ja raportointi

Palveluyksikkö seuraa omavalvontasuunnitelman toteutumista jatkuvasti osana päivittäistä toimintaa. Omavalvonnassa havaitut poikkeamat, asiakaspalautteet, vaaratapahtumat ja kehittämistarpeet käsitellään viipymättä, ja niiden perusteella toteutetaan tarvittavat korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet.

5.2 Kehittämistoimenpiteiden etenemisen seuranta ja raportointi

Lain sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/2023) mukaisesti palveluyksikkö laatii neljän kuukauden välein kirjallisen seurantaselvityksen omavalvonnan toteutumisesta. Seurantaselvityksessä arvioidaan omavalvonnan toteutumista, havaittuja puutteita ja riskejä sekä niiden perusteella toteutettuja tai suunniteltuja kehittämistoimenpiteitä.

Käytännössä seurantaselvitys toteutetaan omavalvontaraporttina, joka julkaistaan palveluyksikön verkkosivuilla ja on nähtävillä myös hoitolassa paperiversiona. Viimeisin omavalvontaraportti on julkaistu elokuussa 2026, ja siinä on kuvattu raportointijakson keskeiset kehittämistoimenpiteet, kuten välinehuollon käytäntöjen tarkentaminen, henkilöstön osaamisen ylläpitäminen sekä asiakaspalautteen ja henkilöstön hyvinvoinnin seuranta. Seuraava omavalvontaraportti julkaistaan joulukuussa 2026.

Seurantaselvitykset säilytetään osana palveluyksikön omavalvonta-aineistoa, ja niiden havaintoja hyödynnetään toiminnan laadun, potilasturvallisuuden ja palvelujen jatkuvan kehittämisen tukena.
Voimassa oleva omavalvontasuunnitelma sekä lain edellyttämä seurantaselvitys julkaistaan palveluyksikön verkkosivuilla. Lisäksi omavalvontasuunnitelman paperikappale on julkisesti saatavilla palveluyksikössä.

Mihin voin ottaa yhteyttä omavalvontasuunnitelmaan liittyen?

Yhteystiedot:

SmileSpa / SmilePower Oy
Suvantokatu 1 C 55
33100 Tampere

0104399 599

[email protected]

Omavalvontaraportit

SmileSpa omavalvonnan raportointi 08/2026