Omavalvontasuunnitelma

Laatimispäivämäärä: 1.1.2024
Päivitetty: 7.5.2025

SISÄLLYSLUETTELO

1. Palveluntuottajaa koskevat tiedot
2. Omavalvontasuunnitelman laatiminen
3. Toiminta-ajatus ja arvot
4. Asiakasturvallisuus ja laadunvarmistus
5. Henkilöstön osaaminen ja perehdytys
6. Hygienia ja välinehuolto
7. Asiakaspalaute ja toiminnan kehittäminen
8. Riskienhallinta ja poikkeamien käsittely
9. Tietosuoja ja asiakirjahallinta
10. Omavalvontasuunnitelman seuranta ja päivitys

1. PALVELUNTUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT

SmileSpa on suun terveydenhuollon palveluja tarjoava yksityinen hoitola Tampereella. Palveluntuottajana ja luvan haltijana toimii SmilePower Oy (Y-tunnus: 2761496-9). Tämä omavalvontasuunnitelma koskee SmileSpan hammashoitola palveluyksikön toimintaa ja on laadittu terveydenhuollon itsesäätelyä ja viranomaisohjeistusta tukevaksi asiakirjaksi.

Tärkeimpiä säädöksiä ja ohjeita omavalvontaan liittyen ovat mm.:

• Laki yksityisistä sosiaali- ja terveyspalveluista (Laki 297/2011)
• Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valvira) määräykset: Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta eli niin kutsuttu sote-valvontalaki
• Aluehallintoviraston (AVI) ohjeet palveluntuottajille
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
• Tietosuojalaki (1050/2018)

2. OMAVALVONTASUUNNITELMAN LAATIMINEN

Omavalvonnan suunnittelusta vastaa lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo yhteistyössä hoitohenkilökunnan kanssa. Suunnitelman laadinnassa on hyödynnetty työntekijöiden käytännön asiantuntemusta, ja sen kehittäminen tapahtuu yhteisesti esimerkiksi henkilöstöpalavereissa tai palautteiden kautta.

Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta ja seurannasta vastaa Sara Niilivuo. Suunnitelma päivitetään vuosittain tai aina, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia, joilla on vaikutusta asiakas- tai potilasturvallisuuteen.

Omavalvonnan vastuuhenkilöt

• Lääkinnällinen johtaja ja omavalvonnan päävastuuhenkilö: Sara Niilivuo, suuhygienisti
• Tietoturvavastaava ja henkilöstövastaava: Jalmari Lehto
• Yhteystiedot: [email protected], 010 43 99599

Omavalvonnan toteutumista arvioidaan vuosittain tai tarvittaessa useammin. Tarvittaessa suunnitelmaa päivitetään välittömästi.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus

SmileSpan omavalvontasuunnitelma on asiakkaiden saatavilla hoitolassa pyynnöstä sekä sähköisesti verkkosivuilla tai erillisen pyynnön perusteella. Suunnitelma edistää toiminnan avoimuutta ja osoittaa laadunhallinnan järjestelmällisyyden.

Tämä omavalvontasuunnitelma on laadittu SmileSpan suun terveydenhuollon palveluiden laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi. Omavalvonnalla tarkoitetaan toimintaa, jolla palveluntuottaja itse seuraa, arvioi ja kehittää toimintaansa varmistaakseen asiakas- ja potilasturvallisuuden sekä lainsäädännön, viranomaisohjeiden ja hyvien hoitokäytäntöjen noudattamisen.

Tämä asiakirja on laadittu asiakkaiden ja viranomaisten nähtäville ja toimii hoitolamme laatutyön selkärankana.

3. TOIMINTA-AJATUS JA ARVOT

SmileSpan toiminta perustuu asiakaslähtöisyyteen, turvallisuuteen ja jatkuvaan kehittämiseen. Hoidossa korostuvat ennaltaehkäisy, luottamus ja yksilöllinen kohtaaminen. Toiminnassa sitoudutaan noudattamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, hyvää ammatillista tapaa sekä vastuullista ja tasa-arvoista palvelua.

Hoitohenkilöstön työskentely perustuu avoimeen vuorovaikutukseen, keskinäiseen luottamukseen ja haluun kehittää sekä omaa työtä että koko työyhteisöä.

SmileSpan perustamisen taustalla on ollut halu luoda poikkeuksellisen hyvä ja laadukas hammashoitokokemus. Toiminta-ajatuksena on mahdollistaa ammattitaitoinen, lämmin ja sydämellinen kohtaaminen jokaisen asiakkaan kanssa – sekä tarjota erittäin korkeatasoista, asiakkaan odotukset ylittävää hoitoa, kohtuullisin kustannuksin.

Toimintaperiaatteet

SmileSpan toiminta rakentuu seuraavien periaatteiden varaan:

• Avoimuus: Toiminta on läpinäkyvää ja asiakas voi aina kysyä ja saada tietoa hoitonsa eri vaiheista.
• Vastuullisuus: Noudatamme tinkimättömästi lakeja, ohjeistuksia ja hyviä hoitokäytäntöjä.
• Kehittyminen: Kehitämme itseämme jatkuvasti koulutuksien ja palautteiden avulla.
• Yhteistyö: Jokainen työntekijä osallistuu yhteiseen toimintaan ja laadun ylläpitämiseen.
• Ihmisläheisyys: Kohtaamme asiakkaat yksilöllisesti, kunnioittavasti ja sydämellisesti.

4. ASIAKASTURVALLISUUS JA LAADUNVARMISTUS

SmileSpassa asiakas- ja potilasturvallisuus on osa koko toimintakulttuuria. Laadunvarmistus perustuu jatkuvaan toiminnan arviointiin, sisäiseen valvontaan sekä avoimeen palautekulttuuriin. Kaikki työntekijät osallistuvat turvallisen ja laadukkaan hoitoympäristön ylläpitämiseen.

Asiakasturvallisuus varmistetaan ennakoimalla riskejä, huolehtimalla ajantasaisista ohjeista, säännöllisellä perehdytyksellä ja varautumalla poikkeamatilanteisiin. Laatua seurataan asiakaspalautteiden, henkilöstön arviointien ja esihenkilön kliinisen työn kautta.

5. PALVELUIDEN KUVAUS JA ASIAKASKUNTA

SmileSpa tarjoaa suuhygienistipalveluja, joihin kuuluu mm. suun terveystarkastus, hampaiden puhdistus, hammaskivenpoisto, biofilmin hallinta, parodontologinen ja anti-infektiivinen hoito, omahoidon ohjaus, esteettiset toimenpiteet kuten valkaisu sekä ennaltaehkäisevät suunhoidon toimenpiteet. Palvelut on suunnattu kaikista ikäryhmistä tuleville asiakkaille, joiden toimintakyky on riittävä asiointiin vastaanotolla.

Toiminta ei sisällä hammaslääkäripalveluja.

6. HYGIENIA JA VÄLINEHUOLTO

SmileSpassa hygienia ja korkea aseptinen taso ovat osa jokapäiväistä työtämme ja yksi tärkeimmistä peruspilareista turvalliselle ja miellyttävälle hoitokokemukselle.

Kaikki hoitohuoneet siivotaan ja desinfioidaan huolellisesti aamulla ennen ensimmäistä asiakasta, jokaisen asiakkaan jälkeen sekä päivän päätteeksi tehtävillä lopputöillä. Suuhygienistit vastaavat työpisteidensä siisteydestä ja välineiden puhtaudesta päivän aikana sekä työpäivän alussa ja lopussa.

Välinehuolto toteutetaan hoitotiloista erillisessä huoltotilassa, jossa likaiset ja puhtaat välineet pidetään selkeästi erillään. Työvälineet pestään siihen tarkoitetussa erikoispesukoneessa eli lämpödesinfektorissa, huolletaan sekä pussitetaan ja steriloidaan huolellisesti ennen uudelle asiakkaalle käyttöä.

Tilojen siisteyttä ylläpidetään säännöllisesti myös ulkopuolisen siivouspalvelun avulla. Ilmanvaihdon riittävyyttä mitataan ja se on tarkoin suunniteltu alan ammattilaisten kanssa. Hoitolassamme on koneellinen tulo -ja poistoilmajärjestelmä sekä koneellinen jäähdytys kaikkialla. Jätteiden lajittelu ja käsittely tapahtuvat erillisen jätehuoltosuunnitelman mukaan, ja kaikesta erityisjätteestä huolehditaan asianmukaisesti.

Hygieniaan ja välineiden huoltoon liittyvät ohjeistukset löytyvät hoitolan perehdytyskansiosta, ja niiden lukeminen kuuluu kaikkien vuosittaisiin tehtäviin. Niiden lukeminen on osa perehdytystä ja laatukäytäntöjämme.

7. HENKILÖSTÖN OSAAMINEN JA PEREHDYTYS

SmileSpan henkilöstö koostuu kokeneista suuhygienisteistä. Kaikille uusille työntekijöille järjestetään kattava, jopa kahden viikon mittainen perehdytysjakso. Perehdytyksessä käydään läpi kattavasti mm. hoitolan toimintatavat ja työvälineet: asiakaspalvelutaidot, aseptiikka, laitteet, aineet ja materiaalit, henkilöhygienia, järjestelmät, myytävien tuotteiden seuranta sekä dokumentointi. Nämä ovat vain murto-osa perehdytykseen kuuluvista asioista.

Perehdytysmateriaali on koottu kansioon, joka toimii työn tukena myös myöhemmin. Perehdytyksen lisäksi henkilöstöä ohjataan arjessa yhteisten viestintäkanavien (mm. pikaviestimet ja sähköposti) sekä kuukausipalaverien avulla, joissa tiedonkulku ja yhteiset käytännöt varmistetaan. Työyhteisössä on hyödynnetty myös työnohjausta sekä ryhmätyönohjausta.

Yrityksen johto osallistuu säännöllisesti kliiniseen asiakastyöhön, jolloin se pääsee seuraamaan työskentelyä käytännössä ja arvioimaan muun muassa asiakirjamerkintöjen laatua sekä asiakaspalvelun sujuvuutta. Johto seuraa myös asiakaspalautteita aktiivisesti – niiden taso on ollut erinomaisen korkea koko hoitolan historian ajan.

Työntekijöillä on vuosittain henkilökohtainen koulutusbudjetti ja koulutukseen osallistumista tuetaan aktiivisesti. Myös johto huolehtii jatkuvasta osaamisensa päivittämisestä. Koulutuksissa kasvava tiedonmäärä jaetaan aina yhteisesti koko hoitolahenkilökunnalle.

8. RISKIENHALLINTA JA POIKKEAMIEN KÄSITTELY

SmileSpalla on käytössä riskienhallintasuunnitelma, jonka tavoitteena on tunnistaa ja ennaltaehkäistä toimintaan liittyviä riskejä ennen kuin ne voivat vaikuttaa asiakasturvallisuuteen tai henkilöstön hyvinvointiin. Suunnitelmaa päivitetään vuosittain ja aina tarvittaessa esimerkiksi palvelujen laajentuessa tai toimintaympäristön muuttuessa.

Mahdolliset poikkeamat tai läheltä piti -tilanteet kirjataan ja käsitellään yhdessä henkilöstön kanssa sekä Fimealle tehdään myös asianmukaiset vaara- ja haittailmoitukset. Niistä otetaan oppia ja ne toimivat pohjana toimintatapojen kehittämiselle. Työyhteisössä painotetaan avointa ja syyllistämätöntä ilmapiiriä poikkeamien käsittelyssä.

Osana laadunvarmistusta SmileSpassa perehdytään vuosittain kaikkiin keskeisiin asiakirjoihin, kuten riskienhallintasuunnitelmaan, omavalvontasuunnitelmaan, lääkehoitosuunnitelmaan, tietoturva-asiakirjoihin ja jätehuoltosuunnitelmaan. Ne käydään läpi koko henkilöstön kanssa ja niiden lukemisesta otetaan kuittaukset perehdytyksen merkiksi. Tämä varmistaa sen, että henkilöstö toimii yhteisen ja ajantasaisen tiedon varassa.

9. ASIAKASPALAUTE JA TOIMINNAN KEHITTÄMINEN

Asiakkailta kerätään säännöllisesti palautetta hoidon laadusta ja asiakaskokemuksesta. Palautetta voi antaa vastaanotolla suoraan suullisesti, verkossa esimerkiksi Googlessa tai sosiaalisen median tileillä, sekä sähköpostitse yrittäjille. Palautteet käsitellään henkilöstön kesken ja niistä keskustellaan aktiivisesti muun muassa kuukausipalavereissa. SmileSpan asiakaspalautteet ovat olleet huomattavan positiivisia ja ne toimivat tärkeänä osana toiminnan kehittämistä.

Molemmat yrittäjät käyvät vuorotellen ja säännöllisesti asiakkaana kaikilla suuhygienisteillä. Laatua seurataan ja arvioidaan myös sisäisesti useilla tavoilla. SmileSpan yrittäjä ja suuhygienisti Sara osallistuu kliiniseen asiakastyöhön ja seuraa työn laatua konkreettisesti mm. asiakirjamerkintöjen ja yhteisten asiakkaiden hoitokokonaisuuksien kautta. Myös toiminnan arjessa jaettu vastuu näkyy siinä, että työntekijät ohjaavat toisiaan ja kehittävät työtapoja yhdessä.

SmileSpassa panostetaan asiakirjojen ja ohjeiden säännölliseen päivittämiseen. Kaikki keskeiset asiakirjat – kuten omavalvontasuunnitelma, riskienhallintasuunnitelma, jätehuoltosuunnitelma, tietosuojaohjeet ja lääkehoitosuunnitelma – luetaan henkilöstön kesken joka vuoden alussa ja kuitataan perehdytykseksi. Tämä varmistaa, että koko työyhteisö toimii yhteisen ja ajantasaisen tiedon varassa.

10. TIETOSUOJA JA ASIAKIRJAHALLINTA

SmileSpassa noudatetaan tietosuojaa ja salassapitovelvollisuutta lainsäädännön mukaisesti. Suhtaudumme erittäin vakavasti asiakkaidemme tietosuojaan, ja pidämme yksityisyyden suojaa keskeisenä osana laadukasta hoitoa. Potilasasiakirjat kirjataan AssisDent-järjestelmään, ja asiakastietoja käsitellään vain siihen oikeutettujen toimesta.

SmileSpalla on laadittu erilliset tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät asiakirjat, joita päivitetään säännöllisesti ja käydään läpi henkilöstön kanssa. Henkilöstö on perehdytetty tietosuojakäytäntöihin sekä kirjallisesti että käytännön ohjauksella osana perehdytystä ja työyhteisön toimintaa.

Tietosuoja-asioista vastaa Jalmari Lehto, joka toimii myös tietoturvavastaavana.

Keskeiset tietosuojaa ja asiakirjahallintaa ohjaavat säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).

11. OMAVALVONTASUUNNITELMAN SEURANTA JA PÄIVITYS

Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta ja seurannasta vastaa SmileSpan lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo. Suunnitelma tarkastetaan säännöllisesti vähintään kerran vuodessa tai aina, kun toiminnassa tapahtuu olennaisia muutoksia, joilla voi olla vaikutusta asiakas- tai potilasturvallisuuteen.

Omavalvontasuunnitelma päivitetään yleensä lukemalla se ensin yhdessä henkilöstön kanssa läpi. Tämän jälkeen uusi versio arkistoidaan sähköiseen tallennusympäristöön. Omavalvontasuunnitelma lisätään myös vuosittaiseen perehdytyspakettiin, jonka kaikki työntekijät kuittaavat luetuksi seurantalistaan yhdessä muiden keskeisten asiakirjojen kanssa.

Uusin versio omavalvontasuunnitelmasta julkaistaan SmileSpan verkkosivuilla osoitteessa smilespa.fi, josta se on asiakkaiden ja viranomaisten saatavilla. Henkilöstö perehdytetään ajantasaisiin sisältöihin ja muutoksiin.

LOPUKSI

SmileSpan omavalvontasuunnitelma on laadittu vastuullisesti ja käytännönläheisesti tukemaan arjen työtä sekä vastaamaan viranomaisten vaatimuksiin. Suunnitelman taustalla on vahva sitoutuminen laadukkaaseen, turvalliseen ja asiakaslähtöiseen suunhoitoon.

Tavoitteemme on tarjota poikkeuksellisen hyvää hoitoa, jossa yhdistyvät ammatillinen osaaminen, sydämellinen kohtaaminen ja jatkuva halu kehittää toimintaamme. Tämä asiakirja toimii tärkeänä tukirakenteena yhteiselle työllemme ja luotettavana viestinä asiakkaillemme sekä valvoville viranomaisille.

Mihin voin ottaa yhteyttä omavalvontasuunnitelmaan liittyen?

Yhteystiedot:

SmileSpa / SmilePower Oy
Suvantokatu 1 C 55
33100 Tampere

[email protected]