Omavalvontasuunnitelma

Laatimispäivämäärä: 1.1.2024
Päivitetty: 1.1.2026

SISÄLLYSLUETTELO

1. Palveluntuottajaa koskevat tiedot
2. Omavalvontasuunnitelman laatiminen
3. Toiminta-ajatus ja arvot
4. Asiakasturvallisuus ja laadunvarmistus
5. Henkilöstön osaaminen ja perehdytys
6. Hygienia ja välinehuolto
7. Asiakaspalaute ja toiminnan kehittäminen
8. Riskienhallinta ja poikkeamien käsittely
9. Tietosuoja ja asiakirjahallinta
10. Omavalvontasuunnitelman seuranta ja päivitys

1. PALVELUNTUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT

SmileSpa on suun terveydenhuollon palveluja tarjoava yksityinen hoitola Tampereella. Palveluntuottajana ja luvan haltijana toimii SmilePower Oy (Y-tunnus: 2761496-9). Tämä omavalvontasuunnitelma koskee SmileSpan hammashoitola palveluyksikön toimintaa ja on laadittu terveydenhuollon itsesäätelyä ja viranomaisohjeistusta tukevaksi asiakirjaksi.

Omavalvontasuunnitelma on julkaistu sähköisesti palveluntuottajan verkkosivuilla. Suunnitelma on lisäksi henkilöstön saatavilla sähköisessä muodossa, ja se esitetään potilaalle pyydettäessä vastaanotolla.

Tärkeimpiä säädöksiä ja ohjeita omavalvontaan liittyen ovat mm.:

• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023
• Valvira määräykset (erityisesti 1/2024)
• Aluehallintovirasto ohjeet palveluntuottajille
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
• Tietosuojalaki 1050/2018

2. OMAVALVONTASUUNNITELMAN LAATIMINEN

Omavalvonnan suunnittelusta vastaa lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo yhteistyössä hoitohenkilökunnan kanssa. Suunnitelman laadinnassa on mm. hyödynnetty työntekijöiden käytännön asiantuntemusta, ja sen kehittäminen tapahtuu yhteisesti esimerkiksi henkilöstöpalavereissa tai palautteiden kautta.

Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta ja seurannasta vastaa Sara Niilivuo. Suunnitelma arvioidaan ja päivitetään vuosittain tai aina, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia, joilla on vaikutusta asiakas- tai potilasturvallisuuteen.

Omavalvonnan vastuuhenkilöt

• Lääkinnällinen johtaja ja omavalvonnan päävastuuhenkilö: Sara Niilivuo, suuhygienisti
• Tietoturvavastaava ja henkilöstövastaava: Jalmari Lehto
• Yhteystiedot: [email protected], 010 439 9599

Omavalvontasuunnitelman julkisuus

SmileSpan omavalvontasuunnitelma on nähtävillä hoitolassa asiakkaiden pyynnöstä ja sähköisesti verkkosivuilla tai erillisen pyynnön perusteella. Suunnitelma toimii avoimuuden välineenä ja osoituksena laadunhallinnan järjestelmällisyydestä.

Tämä omavalvontasuunnitelma on laadittu SmileSpan suun terveydenhuollon palveluiden laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi. Omavalvonnalla tarkoitetaan toimintaa, jolla palveluntuottaja itse seuraa, arvioi ja kehittää toimintaansa varmistaakseen asiakas- ja potilasturvallisuuden sekä lainsäädännön, viranomaisohjeiden ja hyvien hoitokäytäntöjen noudattamisen.

Tämä asiakirja on laadittu potilaiden ja viranomaisten nähtäville ja toimii hoitolamme laatutyön selkärankana.

3. TOIMINTA-AJATUS JA ARVOT

SmileSpan toiminta perustuu asiakaslähtöisyyteen, turvallisuuteen ja jatkuvaan kehittämiseen. Hoidossa korostuvat ennaltaehkäisy, luottamus ja yksilöllinen kohtaaminen. Toiminnassa sitoudutaan noudattamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, hyvää ammatillista tapaa sekä vastuullista ja tasa-arvoista palvelua.

Hoitohenkilöstön työskentely perustuu avoimeen vuorovaikutukseen, keskinäiseen luottamukseen ja haluun kehittää sekä omaa työtä että koko työyhteisöä.

SmileSpan perustamisen taustalla on ollut halu luoda poikkeuksellisen hyvä ja laadukas hammashoitokokemus. Toiminta-ajatuksena on mahdollistaa ammattitaitoinen, lämmin ja sydämellinen kohtaaminen jokaisen asiakkaan kanssa – sekä tarjota erittäin korkeatasoista, asiakkaan odotukset ylittävää hoitoa, kohtuullisin kustannuksin.

Toimintaperiaatteet

SmileSpan toiminta rakentuu seuraavien periaatteiden varaan:

• Avoimuus: Toiminta on läpinäkyvää ja asiakas voi aina kysyä ja saada tietoa hoitonsa eri vaiheista.
• Vastuullisuus: Noudatamme lakeja, ohjeistuksia ja hyviä hoitokäytäntöjä tinkimättä.
• Kehittyminen: Kehitämme itseämme jatkuvasti koulutuksen ja palautteen avulla.
• Yhteistyö: Jokainen työntekijä osallistuu yhteiseen toimintaan ja laadun ylläpitämiseen.
• Ihmisläheisyys: Kohtaamme asiakkaat yksilöllisesti, kunnioittavasti ja sydämellisesti.

4. ASIAKASTURVALLISUUS JA LAADUNVARMISTUS

SmileSpassa asiakas- ja potilasturvallisuus on osa koko toimintakulttuuria. Laadunvarmistus perustuu jatkuvaan toiminnan arviointiin, sisäiseen valvontaan sekä avoimeen palautekulttuuriin. Kaikki työntekijät osallistuvat turvallisen ja laadukkaan hoitoympäristön ylläpitämiseen.

Asiakasturvallisuus varmistetaan ennakoimalla riskejä, huolehtimalla ajantasaisista ohjeista, säännöllisellä perehdytyksellä ja varautumalla poikkeamatilanteisiin. Laatua seurataan asiakaspalautteiden, henkilöstön arviointien ja esihenkilön kliinisen työn kautta.

Yhteistyö ja tiedonkulku asiakkaan hoitoon osallistuvien muiden terveydenhuollon toimijoiden kanssa toteutuu osana päivittäistä toimintaa. Ostopalvelutoiminnassa yhteistyötä tehdään Pirkanmaan hyvinvointialueen yksiköiden kanssa, ja tiedonkulku varmistetaan käytössä olevien potilastietojärjestelmien sekä suoran yhteydenpidon avulla.

Yksityisasiakkaiden osalta tarvittavia tietoja tarkastellaan Kanta-palveluiden kautta potilaan suostumuksen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tarvittaessa asiakas ohjataan jatkohoitoon, ja hoidon jatkuvuus varmistetaan yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa.

PALVELUIDEN KUVAUS JA ASIAKASKUNTA

SmileSpa tarjoaa suuhygienistipalveluja, joihin kuuluu mm. suun terveystarkastuksia, hampaiden puhdistuksia, hammaskivenpoistot, biofilmin hallinta, parodontologinen ja anti-infektiivinen hoito, omahoidon ohjausta, esteettisiä toimenpiteitä kuten valkaisuja sekä ennaltaehkäiseviä suunhoidon toimenpiteitä. Palvelut on suunnattu kaikista ikäryhmistä tuleville asiakkaille, joiden toimintakyky on riittävä asiointiin vastaanotolla.

Toiminta ei sisällä hammaslääkäripalveluja, suuhygienistit ohjaavat potilaat tarvittaessa jatkohoitoon hammaslääkärille tai erikoishammaslääkärille (esim. parodontologille), ja tehdyistä ohjauksista tehdään asianmukaiset merkinnät potilasasiakirjoihin.

Asiakkaan asema, oikeudet ja asiallinen kohtelu

Palveluyksikössä asiakkaan asema ja oikeudet perustuvat lainsäädäntöön, ammattietiikkaan sekä yksikön yhteisiin toimintaperiaatteisiin. Asiakkaita kohdellaan kunnioittavasti, yksilöllisesti ja tasavertaisesti kaikissa tilanteissa.
Asiakkaalla on oikeus saada ymmärrettävää tietoa omasta hoidostaan ja osallistua häntä koskevaan päätöksentekoon. Hoito suunnitellaan yhteistyössä asiakkaan kanssa, ja asiakkaan mielipiteet, toiveet ja yksilölliset tarpeet huomioidaan hoidon toteutuksessa. Asiakkaalla on myös mahdollisuus tutustua itseään koskeviin potilasasiakirjoihin OmaKanta-palvelun kautta.

Toiminta perustuu asiakkaan itsemääräämisoikeuden kunnioittamiseen. Palveluyksikössä ei sovelleta itsemääräämisoikeuden rajoittamistoimenpiteitä, vaan kaikki hoito perustuu asiakkaan suostumukseen ja yhteistyöhön. Mikäli asiakas ei suostu hoitoon tai hoitotilanne ei etene yhteistyössä, hoitoa ei jatketa, vaan tilanne ratkaistaan yhdessä asiakkaan kanssa esimerkiksi siirtämällä tai muokkaamalla hoitoa.

Asiallinen kohtelu varmistetaan henkilöstön perehdytyksellä, yhtenäisillä toimintatavoilla sekä avoimella työyhteisökulttuurilla. Mikäli epäasiallista kohtelua havaitaan tai siitä saadaan palautetta, asia käsitellään viipymättä yksikön vastuuhenkilön johdolla. Tilanne selvitetään, tarvittavat toimenpiteet toteutetaan ja toimintatapoja tarkennetaan vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi.

Asiakkailla on mahdollisuus antaa palautetta toiminnasta, ja palautteet käsitellään osana toiminnan kehittämistä. Lisäksi asiakkaille annetaan tarvittaessa ohjausta oikeusturvakeinoista, kuten muistutuksen tai kantelun tekemisestä sekä potilasasiavastaavan palveluista.

Palveluyksikköä koskevat muistutukset, kantelut ja mahdolliset valvontapäätökset käsitellään asianmukaisesti ja hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.

Palveluyksikön sosiaali- ja potilasasiavastaavan yhteystiedot ovat asiakkaiden saatavilla Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivuilla sekä palveluyksikön omilla verkkosivuilla ja hoitolan tiloissa.

Toimitilat ja välineet

Palveluyksikön toimitilat on suunniteltu ja toteutettu suuhygienistipalveluiden tarpeisiin, ja ne täyttävät toiminnalle asetetut terveydelliset ja turvallisuutta koskevat vaatimukset. Tilat on peruskorjattu kokonaisuudessaan, ja viimeisin laaja tilojen uudistus on valmistunut kesällä 2025. Tilojen suunnittelussa on huomioitu toiminnan sujuvuus, hygienia, potilasturvallisuus sekä asiakkaan yksityisyyden suoja ja henkilöstön turvalliset ja toimivat työskentelyolosuhteet.

Palveluyksikössä on erilliset hoitohuoneet, välinehuoltotilat, varastotilat, sosiaalitilat sekä tekniset tilat laitteistolle. Hoitohuoneet ovat äänieristettyjä ja varustettu asianmukaisella valaistuksella. Hoitolassa on koneellinen tulo- ja poistoilmanvaihto sekä ilmastointi, jotka varmistavat tilojen hyvän ilmanlaadun ja työskentelyolosuhteet. Välinehuolto on järjestetty erillisessä tilassa puhtaan ja likaisen puolen periaatteiden mukaisesti.

Tilojen turvallisuutta ja toimivuutta varmistetaan säännöllisellä ylläpidolla, siivouksella sekä laitteiden huollolla. Käytössä olevat laitteet ja välineet ovat toimintaan soveltuvia, asianmukaisesti huollettuja ja ajantasaisia. Välineiden kuntoa seurataan säännöllisesti, ja niitä uusitaan tarvittaessa potilasturvallisuuden ja hoidon laadun varmistamiseksi.

Toimitiloihin ja välineisiin liittyviä riskejä arvioidaan osana omavalvontaa. Mahdolliset puutteet tai kehittämiskohteet tunnistetaan ja niihin reagoidaan suunnitelmallisesti.

Laiteturvallisuus

Palveluyksikössä on nimetty lääkinnällisten laitteiden ja muiden käytössä olevien laitteiden turvallisuudesta vastaava henkilö. Laiteturvallisuudesta vastaavana toimii lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo.

Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että laitteiden käytössä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, valmistajien ohjeita sekä yksikön omia toimintatapoja. Hän vastaa myös laitteisiin liittyvien vaaratilanteiden tunnistamisesta, käsittelystä ja tarvittavista ilmoituksista viranomaisille.

Laiteturvallisuuden käytännön toteutumista ja seurantaa tehdään yhteistyössä vastaavan suuhygienistin kanssa, joka toimii yksikössä päivittäisen toiminnan tukena.

Palveluyksikössä on käytössä laitteiden huoltosuunnitelma, ja laitteiden huollot, tarkastukset sekä mahdolliset korjaukset dokumentoidaan säännöllisesti. Laitteiden kuntoa ja toimintaa seurataan jatkuvasti, ja tarvittaessa laitteita huolletaan, korjataan tai poistetaan käytöstä.

Laitteiden turvallinen käyttö varmistetaan henkilöstön perehdytyksellä, käyttöohjeiden noudattamisella sekä säännöllisellä osaamisen ylläpitämisellä. Henkilöstöä ohjeistetaan ilmoittamaan havaitsemistaan laitteisiin liittyvistä poikkeamista viipymättä vastuuhenkilölle.

Mahdollisista laitteisiin liittyvistä vaaratilanteista tehdään tarvittavat ilmoitukset valmistajalle, maahantuojalle tai viranomaiselle voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Vaaratilanteet käsitellään osana yksikön laadunhallintaa ja niistä pyritään oppimaan toiminnan kehittämiseksi.

5. HENKILÖSTÖN OSAAMINEN JA PEREHDYTYS

SmileSpan henkilöstö koostuu kokeneista suuhygienisteistä. Kaikille uusille työntekijöille järjestetään laaja, noin kahden viikon mittainen perehdytysjakso, jonka aikana käydään läpi kattavasti hoitolan toimintatavat, työvälineet, aseptiikka, laitteet, aineet ja materiaalit, henkilöhygienia, tietosuoja sekä keskeiset asiakirjat, kuten omavalvontasuunnitelma ja lääkehoitosuunnitelma.

Perehdytysmateriaali on koottu perehdytyskansioon, joka toimii työn tukena myös myöhemmin. Perehdytyksen lisäksi henkilöstöä ohjataan arjessa yhteisten viestintäkanavien (mm. WhatsApp ja sähköposti) sekä kuukausipalaverien avulla, joissa tiedonkulku ja yhteiset käytännöt varmistetaan. Työyhteisössä on hyödynnetty myös työnohjausta sekä ryhmätyönohjausta.

Perehdytys on dokumentoitu yksityiskohtaiseen perehdytyksen seurantalomakkeeseen, jossa kaikki perehdytettävät osa-alueet on listattu. Perehdytyksen etenemistä seurataan systemaattisesti, ja jokainen osa-alue merkitään suoritetuksi perehdytyksen edetessä.

Perehdytyksestä vastaa nimetty perehdyttäjä, ja perehdytyksen toteutumista seurataan esihenkilön toimesta. Perehdytys jatkuu tarvittaessa myös varsinaisen perehdytysjakson jälkeen työnohjauksena ja arjen tukena.

Yrityksen johto osallistuu säännöllisesti kliiniseen asiakastyöhön, jolloin se seuraa työskentelyä käytännössä ja arvioi muun muassa asiakirjamerkintöjen laatua sekä asiakaspalvelun sujuvuutta. Henkilöstön osaamista kehitetään jatkuvasti koulutusten, ohjauksen ja yhteisen tiedon jakamisen kautta.

Henkilöstörakenne ja sijaiskäytännöt

SmileSpan henkilöstö koostuu suuhygienisteistä, ja toiminta perustuu ajanvaraukseen sekä kiireettömään vastaanottotyöhön. Henkilöstöresurssit suunnitellaan potilasmäärien ja ajanvarauksen mukaan.

Yksikössä voi toimia myös itsenäisiä ammatinharjoittajia (vuokratuolitoiminta), jotka tuottavat palveluja palveluntuottajan tiloissa. He sitoutuvat noudattamaan yksikön omavalvontasuunnitelmaa, hygieniaohjeita, potilasturvallisuuskäytäntöjä sekä muita yhteisiä toimintatapoja.

Sijaisten käyttö perustuu tapauskohtaiseen arvioon. Lyhytaikaisissa poissaoloissa potilasaikoja voidaan siirtää, koska toiminta on kiireetöntä. Tarvittaessa käytetään sijaisia tai työvuoroja järjestellään uudelleen henkilöstön kesken.

Poikkeustilanteissa ensisijaisena toimintamallina on ajanvarausten uudelleenjärjestely siten, että käytettävissä oleva henkilöstö pystyy toteuttamaan hoidon turvallisesti ja laadukkaasti.

Lääkehoidon osaamisen varmistaminen ja lääkeluvat

SmileSpassa toteutettava lääkehoito on vähäistä ja perustason lääkehoitoa, joka koostuu pääasiassa pintapuudutteiden sekä fluorivalmisteiden käytöstä. Toiminta ei sisällä vaativaa lääkehoitoa, kuten injektiopuudutuksia ilman hammaslääkäriä tai PKV-lääkkeiden käyttöä.

Lääkehoidon osaaminen perustuu suuhygienistien peruskoulutukseen, johon sisältyy lääkehoidon teoria ja käytännön osaaminen. Kaikki kliinistä potilastyötä tekevät suuhygienistit ovat koulutuksensa perusteella päteviä käyttämään yksikössä käytettäviä lääkevalmisteita.

Osaaminen varmistetaan yksikössä perehdytyksellä, käytännön työssä ohjauksella sekä säännöllisellä asiakirjoihin perehtymisellä. Perehdytyksessä käydään läpi lääkehoitosuunnitelma, käytettävät valmisteet sekä turvalliset toimintatavat. Osaamista arvioidaan osana arjen työskentelyä ja kehityskeskusteluja.

Lääkehoidon osaamista täydennetään tarvittaessa LOVe-koulutuksella tai muulla täydennyskoulutuksella. Yksikössä osa henkilöstöstä on suorittanut LOVe-koulutuksen ja osalla koulutus on parhaillaan käynnissä osana osaamisen kehittämistä.

Lääkehoidon toteuttaminen perustuu yhtenäisiin toimintatapoihin, potilaan esitietojen huomioimiseen sekä hoidon aikaiseen seurantaan. Kaikki annetut lääkeaineet kirjataan potilasasiakirjoihin, ja mahdolliset poikkeamat käsitellään osana yksikön riskienhallintaa.

Lääkehoidon osaamista seurataan henkilökohtaisesti erillisen seurantalomakkeen avulla. Tarkemmat käytännöt on kuvattu yksikön lääkelupasuunnitelmassa.

Täydennyskoulutus ja osaamisen ylläpitäminen

SmileSpassa tuetaan henkilöstön ammattitaidon ylläpitämistä ja kehittämistä suunnitelmallisesti. Jokaiselle työntekijälle on varattu vuosittainen koulutusbudjetti, ja henkilöstöä kannustetaan aktiivisesti osallistumaan ulkopuolisiin koulutuksiin.

Täydennyskoulutusta toteutetaan myös yksikön sisällä säännöllisten tiimituokioiden muodossa, joissa jaetaan osaamista ja kehitetään yhteisiä toimintatapoja. Koulutusten sisältöjä dokumentoidaan ja säilytetään sähköisesti.

Henkilöstön osaamisen kehittymistä seurataan osana arjen työskentelyä ja esihenkilön ohjausta. Hankittu osaaminen jaetaan koko työyhteisön käyttöön.

6. HYGIENIA JA VÄLINEHUOLTO

SmileSpassa hygienia ja korkea aseptinen taso ovat keskeinen osa päivittäistä toimintaa ja yksi tärkeimmistä peruspilareista turvalliselle ja laadukkaalle hoitotyölle. Toiminta perustuu ajantasaisiin hygieniaohjeisiin, viranomaismääräyksiin sekä näyttöön perustuviin toimintatapoihin.

Kaikki hoitohuoneet siivotaan ja desinfioidaan huolellisesti ennen ensimmäistä asiakasta, jokaisen asiakkaan jälkeen sekä päivän päätteeksi. Suuhygienistit vastaavat omien työpisteidensä siisteydestä ja välineiden puhtaudesta työpäivän aikana sekä työpäivän alussa ja lopussa.

Välinehuolto toteutetaan hoitotiloista erillisessä huoltotilassa, jossa likaiset ja puhtaat välineet pidetään selkeästi erillään. Työvälineet pestään lämpödesinfektorissa, huolletaan sekä tarvittaessa pussitetaan ja steriloidaan ennen uudelle asiakkaalle käyttöä. Välinehuollossa noudatetaan puhtaan ja likaisen puolen periaatteita.

Tilojen siisteyttä ylläpidetään säännöllisesti myös ulkopuolisen siivouspalvelun avulla. Hoitolassa on koneellinen tulo- ja poistoilmanvaihto sekä jäähdytys, jotka tukevat hyvää ilmanlaatua ja työskentelyolosuhteita. Jätteiden lajittelu ja käsittely tapahtuvat erillisen jätehuoltosuunnitelman mukaisesti, ja erityisjätteet käsitellään asianmukaisesti.

Hygieniaan ja välinehuoltoon liittyvät ohjeistukset löytyvät hoitolan perehdytyskansiosta, ja niiden läpikäynti kuuluu osaksi henkilöstön perehdytystä sekä vuosittaista osaamisen varmistamista.

Hygieniakäytäntöjen toteutumista seurataan osana päivittäistä toimintaa, välinehuoltoa sekä työyhteisön yhteistä arviointia. Mahdolliset poikkeamat käsitellään viipymättä, ja tarvittaessa toimintatapoja tarkennetaan potilasturvallisuuden varmistamiseksi.

7. ASIAKASPALAUTE JA TOIMINNAN KEHITTÄMINEN

Asiakkailta kerätään säännöllisesti palautetta hoidon laadusta ja asiakaskokemuksesta. Palautetta voi antaa vastaanotolla suullisesti, sähköpostitse sekä verkossa esimerkiksi Google-palvelun tai sosiaalisen median kautta.

Aiemmin Pirkanmaan hyvinvointialueen kautta saatiin asiakaspalautetta ostopalvelukäynneistä, mutta tällä hetkellä palautetta ei enää toimiteta palveluntuottajalle. Tästä syystä yksikössä korostetaan omaa palautteen keräämistä ja hyödyntämistä. Pirhan asiakkaat antavat palautetta myös suoraan palveluntuottajalle, muun muassa Google-palvelun kautta sekä hoitokäyntien yhteydessä suullisesti.

Palautteet käsitellään henkilöstön kesken ja niistä keskustellaan säännöllisesti esimerkiksi kuukausipalavereissa. Asiakaspalaute toimii keskeisenä työkaluna toiminnan kehittämisessä ja laadun varmistamisessa, ja sen perusteella tarkennetaan tarvittaessa toimintatapoja.

SmileSpassa seurataan palvelun laatua myös sisäisesti. Yrityksen johto osallistuu säännöllisesti kliiniseen asiakastyöhön ja arvioi työn laatua muun muassa asiakirjamerkintöjen sekä asiakaskohtaamisten perusteella.

Osana toiminnan kehittämistä seurataan myös henkilöstön työhyvinvointia. Henkilöstölle toteutetaan säännöllisesti työhyvinvointikyselyitä, joiden tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Viimeisimmän kyselyn tulos oli 4,8, mikä kuvastaa hyvää työyhteisön tilaa.

Kaikki keskeiset asiakirjat, kuten omavalvontasuunnitelma, riskienhallintasuunnitelma, lääkehoitosuunnitelma, tietosuojaohjeet ja jätehuoltosuunnitelma, käydään läpi vuosittain henkilöstön kanssa. Asiakirjoihin perehtyminen varmistetaan osana perehdytystä, mikä tukee toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja ajantasaisuutta.

8. RISKIENHALLINTA JA POIKKEAMIEN KÄSITTELY

SmileSpalla on käytössä riskienhallintasuunnitelma, jonka tavoitteena on tunnistaa ja ennaltaehkäistä toimintaan liittyviä riskejä ennen kuin ne voivat vaikuttaa asiakasturvallisuuteen tai henkilöstön hyvinvointiin. Suunnitelmaa päivitetään vuosittain ja aina tarvittaessa esimerkiksi palvelujen laajentuessa tai toimintaympäristön muuttuessa.

Mahdolliset poikkeamat tai läheltä piti -tilanteet kirjataan ja käsitellään yhdessä henkilöstön kanssa sekä tilanteen vaatiessa Fimealle tehdään asianmukaiset vaara ja haittailmoitukset. Niistä otetaan oppia ja ne toimivat pohjana toimintatapojen kehittämiselle. Työyhteisössä painotetaan avointa ja syyllistämätöntä ilmapiiriä poikkeamien käsittelyssä.

Osana laadunvarmistusta SmileSpassa perehdytään vuosittain kaikkiin keskeisiin asiakirjoihin, kuten riskienhallintasuunnitelmaan, omavalvontasuunnitelmaan, lääkehoitosuunnitelmaan, tietoturva-asiakirjoihin ja jätehuoltosuunnitelmaan. Ne käydään läpi koko henkilöstön kanssa ja niiden lukemisesta otetaan kuittaukset perehdytyksen merkiksi. Tämä varmistaa sen, että henkilöstö toimii yhteisen ja ajantasaisen tiedon varassa.

Riskienhallinnassa tunnistettujen riskien merkittävyyttä ja vaikutusta arvioidaan osana niiden käsittelyä. Toimintaa kehitetään havaintojen perusteella siten, että riskienhallintakeinojen riittävyys varmistetaan.

Riskienhallinta kattaa myös ostopalveluna tuotettavat palvelut ja itsenäisten ammatinharjoittajien toiminnan. Toiminnan laatua ja turvallisuutta seurataan yhtenäisten käytäntöjen mukaisesti.

Palveluyksikössä käytetään ulkopuolisia palveluntuottajia, kuten siivous-, huolto- ja teknisiä ylläpitopalveluja sekä alihankintana tuotettavia ostopalveluja. Näiden palveluiden laatua ja turvallisuutta valvotaan osana yksikön riskienhallintaa.

Ulkopuoliset toimijat perehdytetään tarvittavilta osin yksikön toimintatapoihin, erityisesti hygieniaan, aseptiikkaan ja tilojen käyttöön liittyen. Siivouspalvelun osalta on määritelty selkeät ohjeet siivottavista tiloista ja pinnoista, ja toimintaa seurataan säännöllisesti.

Laite- ja teknisten järjestelmien huollosta saadaan palveluntuottajilta raportointia, ja huoltojen toteutumista seurataan erikseen ylläpidettävien kirjausten avulla. Huolto- ja korjaustöiden toteutumista valvotaan käytännössä työn yhteydessä.

Yksikön tiloissa alihankintana ostopalvelua tuottava ammatinharjoittaja noudattaa samoja toimintaperiaatteita ja ohjeistuksia kuin yksikön muu henkilöstö. Hänet on perehdytetty yksikön keskeisiin asiakirjoihin, ja työskentely tapahtuu osana muuta toimintaa, mikä mahdollistaa käytännön työn seurannan.

Hankittujen palveluiden laatua ja turvallisuutta valvoo palveluyksikön vastuuhenkilö. Yhteydenpito palveluntuottajiin on jatkuvaa, ja mahdolliset havainnot ja kehittämistarpeet käsitellään viiveettä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan ohjauksen, keskustelun ja tarvittaessa toimintatapojen tarkentamisen kautta.

Viranomaisten ohjaus, selvityspyynnöt ja mahdolliset päätökset käsitellään osana yksikön riskienhallintaa ja toiminnan kehittämistä. Havaituista poikkeamista ja riskeistä tehdään tarvittavat kirjaukset osana yksikön sisäistä laadunhallintaa.

Riskienhallinnan toteutumista arvioidaan osana päivittäistä toimintaa sekä henkilöstön yhteisissä palavereissa, ja siitä vastaa yksikön vastuuhenkilö. Henkilöstön riskienhallinnan osaamista varmistetaan perehdytyksellä sekä säännöllisellä ohjeistuksella.

Varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin

Palveluyksikössä on laadittu erillinen valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma, jossa on kuvattu toimintamallit häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Suunnitelma kattaa keskeiset toimintaan vaikuttavat riskit sekä toimenpiteet palvelun jatkuvuuden varmistamiseksi.

Valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta sekä suunnitelman ajantasaisuudesta vastaa palveluyksikön vastuuhenkilö. Suunnitelma päivitetään säännöllisesti ja käydään läpi osana henkilöstön perehdytystä.

Ilmoitusvelvollisuus sosiaali- ja terveydenhuollossa

SmileSpassa noudatetaan lakia sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/2023, 29–30 §) sekä Valviran määräystä 1/2024. Ilmoitusvelvollisuuden tavoitteena on varmistaa asiakas- ja potilasturvallisuus sekä edistää toiminnan jatkuvaa kehittämistä.

Kaikilla työntekijöillä on velvollisuus ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista, vaaratilanteista sekä potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista viipymättä. Ilmoitusvelvollisuus koskee sekä toteutuneita haittatapahtumia että läheltä piti -tilanteita.

Ilmoitukset tehdään ensisijaisesti yksikön vastuuhenkilölle (lääkinnällinen johtaja), ja ne käsitellään yhdessä työyhteisössä avoimessa ja syyllistämättömässä ilmapiirissä. Tavoitteena on oppia tapahtumista ja kehittää toimintaa niiden pohjalta.

Tarvittaessa tehdään ilmoitus myös ulkopuolisille tahoille tilanteen edellyttämällä tavalla, kuten:

• Fimealle lääkinnällisiin laitteisiin tai tarvikkeisiin liittyvissä vaaratilanteissa
• tietosuojavastaavalle tietoturvaloukkauksissa
• Potilasvakuutuskeskukselle potilasvahinkotilanteissa

Ilmoitusvelvollisuuteen liittyvät käytännöt käydään läpi osana henkilöstön perehdytystä, ja henkilöstöä ohjeistetaan toimimaan matalalla kynnyksellä kaikissa epäselvissä tilanteissa.

Vakavien vaaratapahtumien käsittely

Palveluyksikössä on sovittu ja dokumentoitu menettelytavat vakavien vaaratapahtumien tunnistamiseen, käsittelyyn ja jatkotoimenpiteisiin. Toimintaa ohjaa erillinen Vakavan vaaratapahtuman toimintaohje. Vakaviksi vaaratapahtumiksi tunnistetaan tilanteet, joissa potilas- tai henkilöstöturvallisuus vaarantuu merkittävästi, kuten uhkaavat asiakastilanteet tai muut vakavat haitta- tai läheltä piti -tilanteet.

Kun vakava vaaratapahtuma tunnistetaan, ensisijaisesti varmistetaan tilanteen rauhoittaminen ja kaikkien osapuolten turvallisuus. Tarvittaessa hoito keskeytetään ja hälytetään apua. Tapahtuma kirjataan ja siitä ilmoitetaan yksikön vastuuhenkilölle.

Tapahtumat käsitellään työyhteisössä avoimesti ja syyllistämättömästi. Tavoitteena on tunnistaa tapahtumaan johtaneet tekijät ja kehittää toimintaa vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi.

Henkilöstön hyvinvointi huomioidaan tilanteiden jälkeen, ja tarvittaessa järjestetään purkukeskustelu sekä ohjataan työntekijä työterveyshuollon tai työnohjaukseen.

Tapahtumista saatu tieto hyödynnetään toiminnan kehittämisessä päivittämällä ohjeistuksia ja tarkentamalla toimintatapoja. Tarvittaessa tapahtumasta tehdään ilmoitus asianmukaiselle viranomaiselle.

9. TIETOSUOJA JA ASIAKIRJAHALLINTA

SmileSpassa noudatetaan tietosuojaa ja salassapitovelvollisuutta lainsäädännön mukaisesti. Suhtaudumme erittäin vakavasti asiakkaidemme tietosuojaan, ja pidämme yksityisyyden suojaa keskeisenä osana laadukasta hoitoa.

Palveluyksikössä on laadittu asiakastietolain mukainen tietoturvasuunnitelma (päivätty 18.4.2024), jota päivitetään säännöllisesti ja tarvittaessa järjestelmämuutosten yhteydessä. Tietoturvasuunnitelman toteutumisesta vastaa tietosuojavastaavana ja tietoturvavastaavana toimiva Jalmari Lehto.

Potilasasiakirjat kirjataan AssisDent-järjestelmään, ja asiakastietoja käsitellään vain siihen oikeutettujen toimesta. Kirjaukset tehdään hoidon kannalta riittävinä, asianmukaisina ja viiveettä osana potilastyötä.

SmileSpalla on laadittu erilliset tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät asiakirjat, joita päivitetään säännöllisesti ja käydään läpi henkilöstön kanssa. Henkilöstö on perehdytetty tietosuojakäytäntöihin sekä kirjaamiseen liittyviin ohjeisiin osana perehdytystä ja työyhteisön toimintaa, ja osaamista ylläpidetään tarvittaessa ohjauksella ja koulutuksella.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet määritellään työtehtävien mukaisesti, ja henkilöstöllä on pääsy vain niihin asiakas- ja potilastietoihin, jotka ovat tarpeen heidän työtehtäviensä hoitamiseksi. Käyttöoikeuksien hallinnasta huolehditaan osana tietoturvaa ja tietosuojan toteutumista.

Tietosuojan toteutumista seurataan osana päivittäistä toimintaa, henkilöstön ohjausta sekä tarvittaessa sisäistä arviointia ja keskustelua.

Asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaavana johtajana toimii Jalmari Lehto, joka toimii myös tietosuojavastaavana ja tietoturvavastaavana.

Rekisterinpitäjän vastuut toteutuvat palveluntuottajan toiminnassa kokonaisuutena, ja tietojen käsittelyssä noudatetaan asiakastietolainsäädäntöä kaikissa tilanteissa.

Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun toimistolle sekä tarvittaessa rekisteröidyille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tietojärjestelmiin liittyvistä poikkeamista ilmoitetaan tarvittaessa järjestelmätoimittajalle, ja merkittävistä asiakas- tai potilasturvallisuuteen tai tietoturvaan vaikuttavista poikkeamista ilmoitetaan Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle (Valvira) voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Keskeiset tietosuojaa ja asiakirjahallintaa ohjaavat säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).

10. OMAVALVONTASUUNNITELMAN SEURANTA JA PÄIVITYS

Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta ja seurannasta vastaa SmileSpan lääkinnällinen johtaja Sara Niilivuo. Suunnitelma tarkastetaan säännöllisesti vähintään kerran vuodessa sekä aina, kun toiminnassa tapahtuu olennaisia muutoksia, joilla voi olla vaikutusta asiakas- tai potilasturvallisuuteen.

Omavalvontasuunnitelma päivitetään yhteistyössä henkilöstön kanssa. Päivitetty versio arkistoidaan sähköisesti Google Drive -tallennusympäristöön. Suunnitelma sisällytetään myös vuosittaiseen perehdytyspakettiin, jonka kaikki työntekijät kuittaavat luetuksi yhdessä muiden keskeisten asiakirjojen kanssa.

Ajantasainen omavalvontasuunnitelma julkaistaan SmileSpan verkkosivuilla osoitteessa smilespa.fi, josta se on asiakkaiden ja viranomaisten saatavilla. Henkilöstö perehdytetään ajantasaisiin sisältöihin ja muutoksiin.

LOPUKSI

SmileSpan omavalvontasuunnitelma on laadittu vastuullisesti ja käytännönläheisesti tukemaan arjen työtä sekä vastaamaan viranomaisten vaatimuksiin. Suunnitelman taustalla on vahva sitoutuminen laadukkaaseen, turvalliseen ja asiakaslähtöiseen suunhoitoon.

Tavoitteemme on tarjota korkeatasoista hoitoa, jossa yhdistyvät ammatillinen osaaminen, lämmin kohtaaminen ja jatkuva toiminnan kehittäminen. Tämä asiakirja toimii yhteisen työmme tukena sekä viestinä asiakkaillemme ja valvoville viranomaisille.

Mihin voin ottaa yhteyttä omavalvontasuunnitelmaan liittyen?

Yhteystiedot:

SmileSpa / SmilePower Oy
Suvantokatu 1 C 55
33100 Tampere

[email protected]